STRATEGI KOMUNIKASI PENDIDIKAN

Pendahuluan

Komunikasi merupakan salah satu elemen yang penting dalam pemasaran pendidikan. Ia boleh didefinisikan sebagai promosi yang digunakan oleh pihak sekolah dalam usaha mempromosikan produk dan perkhidmatan sekolah menggunakan pendekatan-pendekatan yang sesuai. Komunikasi mengandungi lapan elemen utama seperti yang ditunjukkan pada rajah di bawah. Dua elemen tersebut merupakan dua pihak yang penting dalam proses komunikasi adalah penghantar maklumat dan penerima maklumat. Sementara dua alat komunikasi yang utama adalah maklumat dan media. Sementara empat elemen yang lain merupakan fungsi komunikasi, iaitu pembentukan kod, mentafsir kod, gerakbalas pengguna dan maklum balas. Elemen yang terakhir ialah gangguan-gangguan yang berlaku dalam proses komunikasi.

Elemen-elemen komunikasi didefinisikan seperti berikut:

1. Penghantar maklumat. Ia adalah satu parti yang membawa maklumat kepada parti lain.
2. Membentuk maklumat. Ia merupakan satu proses penyampaian melalui simbol tertentu.
3. Maklumat. Satu set simbol-simbol yang dihantar oleh pembawa berita.
4. Media. Satu saluran komunikasi yang memindah maklumat kepada pengguna.
5. Memahami maklumat. Proses penerima mentafsirkan simbol yang diterima.
6. Tindakbalas pengguna. Tindakbalas pengguna terhadap maklumat yang diterima.
7. Maklum balas kepada pengeluar. Pengguna menghubungi pengeluar.
8. Gangguan (bising). Statik atau gangguan yang tidak dirancang.












Rajah 1
Elemen dalam proses komunikasi

Model di atas menunjukkan faktor-faktor penting dalam proses komunikasi yang baik. Penghantar mesti mengetahui siapakah sasaran audien dan apakah maklumbalas yang diharapkan daripada mereka. Penghantar mesej juga mesti berupaya untuk membentuk kod yang baik, dengan mengambil kira kebolehan audien mentafsir mesej yang diterima. Di samping itu, penghantar mesti menghantar mesej melalui media yang dapat smpai ke audien sasaran dengan berkesan. Mereka juga perlu merangka satu saluran maklum balas supaya dapat mengetahui tindak balas sasaran audien ke atas mesej yang dihantar. (Nik Rahimah, Ghazali dan Zaharah, 2000)

STRATEGI KOMUNIKASI

Antara langkah-langklah yang perlu diambil oleh penyampai-penyampai maklumat ialah mengenalpasti sasaran pengguna, menentukan kehendak klien, memilih maklumat atau pesanan, mengambil sumber-sumber maklumat dan mengumpul maklum balas. (Perter, 1980)

1. Mengenalpasti sasaran pengguna

Secara tradisi, pengguna-pengguna terdiri daripada para pelajar atau murid-murid. Amat penting dipertimbangkan kuasa ibu bapa kanak-kanak dan pelajar-pelajar lain yang berminat. Tanpa pelajar-pelajar, tiada sekolah. Sekolah-sekolah perlu mengambil kira tahap pilihan yang ada pada mereka sekarang dan akan datang mengenai lokasi pembelajaran dan jenis produk yang ditawarkan. Di samping mereka menggunakan kuasa, khususnya melalui perundangan pendaftaran terbuka, setiap orang mempunyai impak yang terhad dan hanya berada di sekolah dalam tempoh masa yang singkat. Secara alternatif, kuasa pengguna-pengguna boleh dilihat berkaitan dengan mereka yang akhirnya mendapat faedah atau menerima output pendidikan. Ini merupakan kumpulan-kumpulan yang mempunyai kepentingan jangka panjang dan kuasa kolektif yang kuat.

Pengguna-pengguna cenderung menggunakan desakan yang kuat bila:

• Ada beberapa pemberi-pemberi di kawasan itu dam mereka boleh memperolehi produk dan perkhidmatan di tempat lain.
• Ada kos rendah beralih kepada pemberi yang lain
• Mereka mempunyai kuasa undang-undang dan boleh mendesak untuk mendapatkan perubahan kepada produk dan perkhidmatan yang diberikan atau mereka boleh beralih.
• Mereka bergantung kuat kepada produk terbaik supaya menjalankan peranan semasa dan akan datang.
• Mereka boleh mengurus tanpa produk itu
• Mereka boleh memilih kesepaduan kebelakang dan menghasilkan produk itu sendiri.

2. Menentukan kehendak klien

Semua kumpulan klien mempunyai kehendak yang dipenuhi daripada sekolah-sekolah sendiri setakat yang termampu. Terdapat ketidaksamaan di antara klien dan kehendak-kehendak mereka, oleh itu tidak mungkin untuk memadankan semuanya dengan produk dan perkhidmatan sekolah. Namun begitu, adalah sangat mustahak untuk mengetahui sepenuhnya tentang jangkaan klien terhadap pendidikan secara umum dan sekolah secara khusus. Oleh itu, sekolah mesti:

• Mengenalpasti kehendak-kehendak semasa klien mengenai sifat dan kualiti produk dan perkhidmatan
• Mengenalpasti kehendak-kehendak akan datang klien yang ada dan bakal-bakal klien.
Selepas itu, sekolah boleh menggunakan maklumat ini bila menyediakan dan mempromosikan produk dan perkhidmatannya, dengan mengambil ingatan bahawa kehendak-kehendak ibu bapa atau para pelajar mencerminkan apa yang mereka tanggap yang mereka mahu dan tidak sentiasa mencerminkan keperluan sebenar klien-klien ini, terutamanya keperluan- keperluan para pelajar.

3. Memilih maklumat atau pesanan

Setelah mengetahui tahap maklum balas klien, langkah seterusnya adalah membentuk mesej yang efektif. Maklumat yang dipilih hendaklah bertepatan denhan keperluan klien. Memang tidak sentiasa mudah untuk menentukan keperluan yang sebenar kerana semua kumpulan klien menyatakan kehendak-kehendak mereka dengan bersungguh-sungguh.

Oleh sebab para pelajar merupakan pengguna primer bagi produk dan perkhidmatan sekolah, keperluan mereka harus mendapat perhatian utama. Maklumat yang dipilih adalah untuk:
• Mengenalpasti keperluan semasa pelajar itu, termasuklah keperluan mereka yang dedifiniskan oleh perundangan kurikulum kebangsaan dan lembaga-lembaga peperiksaan.
• Mengenalpasti keperluan-keperluan mendatang pelajar-pelajar semasa
• Mengenalpasti keperluan mereka yang mungkin mendaftar, terutamanya jika diramalkan berlaku perubahan dalam julat klien.

Fokus utama penyiasatan di sini ialah keperluan penyelidikan para pelajar seperti yang didefinisikan oleh profesional. Pelbagai faktor hendaklah dikaji misalnya pendekatan pengajaran dan pembelajaran, kandungan kurikulum dan faktor-faktor antara perorangan seperti sosialisasi. Meskipun keupayaan pelajar ialah faktor penting yang mempangaruhi keperluan, potensi pelajar harus diambil kira supaya kemajuan semasa tidak dilihat sebagai faktor penghalang. (Bowman dan Asch, 1987)

Masyarakat kebangsaan dan antarabangsa yang luas lebih mudah dilihat sebagai klien sistem pendidikan secara keseluruhan dan bukan untuk sesebuah sekolah. Masyarakat menentukan set keperluan yang berkaitan dengan output sekolah dan impaknya ke atas masyarakat itu dan ini diambil ingatan oleh sekolah-sekolah bila memajukan dan berkomunikasi tentang produk dan perkhidmatannya.

4. Mangambil sumber maklumat

Sumber maklumat terbahagi kepada dua iaitu primer dan sekunder. Maklumat primer ialah maklumat yang diperolehi secara spesifik untuk tugas yang hendak dilaksanakan. Maklumat sekunder pula ialah maklumat yang sudah pun diperolehi di tempat lain selepas ia dikumpul terlebih dahulu untuk tujuan lain. Tidak kira bagaimana maklumat itu diperolehi, ia mesti dinilai untuk menentukan ianya relevan, tepat, kemaskini dan tidak berat sebelah. (Shukor, 1999)

• Maklumat Primer

Ini merupakan maklumat yang dikumpulkan khas untuk masalah yang disiasat. Satu contoh tipikan adalah satu soal selidik untuk mendapatkan pendapat ibu bapa tentang satu isu. Maklumat jenis ini mungkin lebih mahal dan mengambil banyak masa untuk diperolehi jika dibandingkan dengan maklumat sekunder kerana penyelidik-penyelidik perlu membentuk data dan menyusun serta menterjemahkannya. Sebelum mengumpulkan data primer, adalah mustahak ditetapkan dahulu pilihan pendekatan-pendekatan penyelidikan dan ditetapkan yang mana boleh digunakan untuk memperolehi data.






• Maklumat Sekunder

Maklumat jenis ini sudah pun wujud, sama ada di dalam sekolah atau di persekitaran luaran. Ia boleh diperolehi dengan lebih cepat dan murah berbanding maklumat primer. Maklumat hanya perlu dicari dan dipilih melalui bahan yang wujud dan tidak perlu mengumpul data yang baru.

Antara sumber sekunder adalah maklumat dalaman iaitu dalam bentuk dokumentasi sekolah yang sedia ada yang boleh digunakan sekiranya dipilih lagi. Rekod-rekod kehadiran pelajar, profil-profil penilaian dan rekod-rekod staf adalah contoh-contoh data yang dikumpul untuk tujuan tertentu tetapi apabila dipilih-pilih dan digabungkan dengan data lain mungkin memberikan maklumat bernilai untuk membantu dalam membuat keputusan dalam bidang pengurusan yang lain.

Selain itu, maklumat kerajaan pusat dan tempatan juga termasuk dalam sumber sekunder. Ini termasuklah bahan-bahan kurikulum kebangsaan, peraturan-peraturan dan panduan-panduan penilaian dan ujian, akta pendidikan dan pekeliling-pekeliling, kertas-kertas cadangan, serta perangkaan kawasan seperti kadar kelahiran atau pengangguran. Dokumentasi seperti ini dijadikan asas untuk kebanyakan penyelidikan tentang keperluan masa kini dan masa depan bagi para pelajar, terutamanya dalam cara penentuan kurikulum secara berpusat. Ia juga membekalkan banyak maklumat mengenai persekitaran tempatandan kebangsaan.

Buku-buku, jurnal-jurnal dan media memberi maklumat tentang persekitaran semasa bagi sekolah beroperasi tetapi kesemuanya itu juga bernilai untuk membekalkan idea-idea dan maklumat halatuju strategik, terumatanya berkaitan dengan teknologi baru.

Sumber-sumber lain termasuk kumpulan pendesak, kenyataan akhbar dan penerbitan, pameran-pameran termasuk acara-acara terbuka sekolah-sekolah lain, dokumentasi-dokumentasi sekolah lain, bank data pendidikan, persatuan-persatuan profesional dan lain-lain.
Walaupun sumber-sumber ini didapati berguna, ada juga bahayanya sekiranya maklumat berlebihan dan tidak berfokus didapati terkumpul daripasa kawasan-kawasan luas ini. Oleh itu, maklumat hendaklah digunakan secara selektif. Kadangkala data sekunder tidak memberikan semua maklumat yang diperlukan. Sekiranya maklumat lebih khusus diperlukan, sekolah harus melaksanakan pengumpulan data asalnya sendiri daripada sumber-sumber primer.

5. Mengumpul maklumbalas

Jika sebuah sekolah menggunakan masa dan usaha untuk pemasaran, maka ia mesti memastikan usaha pemasaran itu berfokus dan membuahkan hasil. Kalau sekolah menilai produk pendidikannya untuk memastikan matlamat-matlamat dan objektif-objektif pendidikan yang ditetapkannya sendiri telah ditemui, ia mesti juga menaksir sejauh mana matlamat-matlamat dan objektif-objektif strategi pemasarannya telah tercapai.

Proses pamantauan harus mempunyai sasaran supaya maklumat spesifik dapat diperolehi tentang bagaimana kekesanan strategi atau aktiviti pemasaran tertentu. Jika percubaan yang lebih umumdibuat untuk menilai keseluruhan proses pemasaran, maka adalah mustahil untuk menganggap kejayaannya daripada elemen-elemen berlainan dan sukar untuk mengetahui pendekatan-pendekatanmana yang harus diutamakan untuk mendapat kesan maksimum pada tahun berikutnya.

Apabila strategi pemasaran telah disiapkan, dua jenis pemantauan berlaku iaitu pemantauan proses perlaksanaan dan pemantauan impak strategi. Proses pemantauan pertama meneliti elemen ‘tindakan’ contohnya adakah orang yang dilantik itu menghasilkan bahan yang diperlukan atau mengadakan hubungan tertentu atau sudahkah draf bahan sampai semula daripada pencetak-pencetak.

Bagi menilai kesan strategi pemasaran, tiap-tiap aktiviti pemasaran akan dianalisis satu persatu. (Shukor, 1999)
I. Perbaikan kehadiran hari terbuka melalui penggunaan publisiti lebih baik untuk menarik lebih ramai ibu bapa dan pelajar hadir pada acara tersebut. Cara paling sesuai untuk menilai kejayaan aktiviti ini ialah dengan menghitung bilangan orang yang hadir. Perkara ini jelas tetapi banyak sekolah membuat generalisasi spesifik untuk mengira jumlah orang yang masuk melalui pintu. Tidak kurang pentingnya ialah menentukan dari mana orang-orang itu datang. Dalam jangka panjang, penilaian yang paling penting tentunya ialah sama ada banyak pelajar memasuki sekolah itu sebagai hasil jenis aktiviti ini.

II. Penerbitan prospektus baru berkualiti tinggi bagi tujuan promosi. Boleh dikatakan agak senang memungut data bilangan permintaan, mendapatkan butiran lanjut mengenai sekolah atau untuk lawatan ke sekolah. Namun begitu, sukar ditunjukkan satu korelasi langsung antara prospektus baru dengan sebarang peningkatan angka tersebut.

III. Pembentukan iklan dan spesifikasi tugas yang lebih berkualiti untuk staf baru begi menarik rekrut/kakitangan yang sesuai. Keberkesanannya boleh ditaksir secara membandingkan prestasi terdahulu dengan kedudukan sekarang dalam beberapa bidang. Bidang permintaan maklumat dan boring-borang permohonan yang diterima, kualiti pemohon-pemohon dan seterusnya mereka yang ditemuduga, dan yang terpenting sekali bilangan jawatan yang kemudiannya diisi dengan staf yang sesuai. Jenis maklumat ini memberikan bukti yang sangat berguna tentang kejayaan usaha pemasaran dalam bidang ini.

IV. Perbaikan komunikasi ramah-sekolah. Ibu bapa yang dipilih secara rawak boleh ditelefon mengikut jadual tetap untuk meninjau pendapat-pendapat mereka tentang jenis dan kualiti maklumat yang diterima. Penilaian kauntitatif dari segi bilangan ibu bapa yang menghadiri acara-acara itu, bilangan yang menghantar slip-slip jawapan dan mereka yang memberi komen tentang laporan-laporan boleh menunjukkan kejayaan penyampaian maklumat dan penglibatan.



PENDEKATAN KOMUNIKASI PEMASARAN PENDIDIKAN

Sebelum sebarang keputusan dibuat tentang strategi pemasaran yang hendak digunakan untuk mempromosikan produk dan perkhidmatan sekolah, jenis pendekatan dan teknik-teknik promosi yang sesuai dan isu-isu pengurusan pengurusan yang berkaitan dengannya hendaklah dikenalpasti. (Fulmer, 1976)

Perkara yang penting dalam mempromosikan pendidikan adalah mengetahui kewujudan pasaran dalaman dan luaran. Pasaran dalaman adalah staf, ahli-ahli lembaga, pelajar-pelajar semasa dan ibu bapa. Mereka merupakan duta-duta sekolah dalam komuniti yang luas iaitu dalam pasaran luaran. Bila menimbangkan strategi-strategi komunikasi, keutamaan pertama sekolah ialah untuk memastikan bahawa duta-duta ini mempunyai maklumat yang tepat dan positif untuk disebarkan. Pemimpin-pemimpin harus yakin bahawa ada berita yang sentiasa keluar mengenai matlamat-matlamat sekolah dan aktiviti-aktiviti yang berlangsung untuk mencapai matlamat-matlamatnya. Matlamat ini mungkin dalam bentuk yang dapat dilihat misalnya prospektus, brosur, penerbitan-penerbitan lain atau hasil-hasil kerja pelajar tetapi juga sama besar kemungkinannya disampaikan secara lisan. Di samping menentukan berita yang disampaikan, adalah penting untuk mengetahui betapa pentingnya metod penyampaian ini kerana ini boleh membawa berita-berita yang terselindung. (Shukor, 1999)

Pendekatan komunikasi dibahagikan kepada sembilan yang utama iaitu :

1. Manusia
Kaedah ini adalah cara mempromosikan sekolah yang paling tua tetapi dalam banyak hal, yang masih dianggap paling berkesan ialah secara lisan. Komunikasi-komunikasi lisan boleh dikategorikan sebagai empat P iaitu :
• Pelajar (Pupils)
• Para ibu bapa ( Parents)
• Profesional (Professionals)
• Orang ramai (Public)

Ibu bapa yang dimaksudkan adalah ibubapa kepada pelajar-pelajar semasa atau mereka yang baru meninggalkan sekolah. Tiga P yang pertama adalah sebahagian daripada pasaran dalaman. Mereka ditanggapi masyarakat umum sebagai mempunyai pandangan dalaman dan oleh sebab itu, maklumat yang mereka sampaikan ditanggapi benar. Mereka harus dibenarkan dengan berita-berita yang betul dan bahan-bahan berkualiti yang mencerminkan nilai tambahan produk dan perkhidmatan yang diberikan oleh sekolah.

Tiga P yang pertama tidak sepenuhnya terlibat dengan pasaran dalaman kerana P yang ketiga iaitu Profesional juga adalah sebahagian daripada pasaran luaran. Mereka terdiri daripada guru-guru besar dan staf sekolah-sekolah. Apabila berhadapan dengan soal pilihan sekolah pada masa akan datang, ibu bapa biasanya merundingi profesional-profesional yang mereka percaya dan paling mengetahui keperluan-keperluan pendidikan seorang anak. Adalah dijangka bahawa semua guru mempunyai pandangan yang tepat tentang sekolah di kawasan itu. Jika komunikasi lisan seperti itu memberi kelebihan kepada sekolah, maka mustahaklah dipastikan bahawa semua yang bekerja di sekolah-sekolah mempunyai maklumat yang sama tepat dan pandangan-pandangan yang positif sebagaimana duta-duta dalaman.

P yang keempat boleh menjadi penentu yang sangat kuat bagi menentukan imej sekolah di dalam komuniti. Sekiranya orang ramai mula bercakap-cakap tentang sekolah itu dengan maksud yang benar-benar memuji atau memperkecilkannya, berita itu cepat merebak.



Apabila sekolah berurus dengan orang di dalam semua kategori ini, dan terutamanya dengan pasaran luaran, cara komunikasi itu disampaikan dan bagaimana ia ditanggapi adalah penting dalam usaha pemasaran. Cara persembahan dan interaksi lisan yang lain di mesyuarat ibu bapa, hari terbuka dan acara-acara lain juga adalah penting. Bidang yang mustahak ini tidak harus diabaikan. Fokus tidak hanya kepada komunikasi bertulis dengan menjejaskan (fungsi) komunikasi lisan. (Shukor, 1999)

2. Prospektus, brosur dan lembaran iklan.

Prospektus adalah sebuah dokumen promosi yang dibentuk untuk menarik minat orang luar. Fokusnya adalah kepada hal-hal kekuatan sekolah contohnya padang-padang permainan yang besar, makmal-makmal serba lengkap dan pelajar-pelajar yang tekun. Biasanya, ditekankan komuniti pengasih dan pembinaan potensi pelajar yang sepenuhnya.

Adalah mustahak dicapai perimbangan antara kualiti persembahan dengan maklumat yang disampaikan. Jika dokumen itu terlalu licin dan superficial, sesetengah ibu bapa mungkin menanyakan apa yang tertinggal dan apa yang disorok. Prospektus hendaklah memberikan maklumat asas tentang sekolah itu seperti nama guru besar dan nama ahli-ahli lembaga, kurikulum, dasar yuran dan keperluan-keperluan pakaian seragam. Maklumat-maklumat ini hendaklah sentiasa dikemaskini. Pihak sekolah mesti menentukan bahawa maklumat di dalam prospektus itu tepat meskipun ianya mungkin kerap berubah. Terdapat beberapa cara untuk mencapai ketepatan ini iaitu :-

I. Sekolah boleh selalu mencetak dan mengedar semula penerbitan yang benar-benar profesional dan berkilauan yang meliputi kehendak undang-undang tetapi meminta ibu bapa merujuk kepada sekolah untuk dokumentasi lebih terperinci yang boleh menerangkan maklumat-maklumat asas yang diberi.
II. Sekolah boleh menghasilkan folder berkualiti yang di dalamnya terdapat lembaran-lembaran maklumat yang juga berkualiti tinggi. Folder boleh dicetak untuk digunakan sekian lama tetapi kandungannya boleh diubah setiap tahun. Ini mengelakkan beberapa kelemahan yang jelas tentang kos tinggi yang berkaitan dengan pindaan kecil yang mesti dimaklumkan kepada ibu bapa.
III. Sekolah boleh menghasilkan penerbitan yang lebih murah di premis sekolah dengan menggunakan kemudahan-kemudahan penerbitan komputer meja dalam sekolah. Ini boleh mempunyai kualiti yang berpatutan pada harga yang lebih rendah daripada kos menggunakan mesin pencetak atau pengatur huruf komersial.

Sekolah boleh juga menghasilkan lembaran-lembaran atau meklumat untuk tujuan-tujuan lain. Ini boleh memberikan butiran yang sering berubah seperti ‘senarai staf’ atau yang hanya ditujukan kepada kumpulan-kumpulan tertentu seperti butiran-butiran opsyen. Kelebihan pendekatan ini ialah lembaran-lembaran itu boleh digunakan khas untuk tujuan tertentu atau disatukan kesemuanya untuk membentuk bahagian terakhir prospektus. Meskipun ia bukan bahagian penting prospektus, mustahak dipastikan supaya tiap-tiap lembaran itu disediakan dengan rapi.

• Perkara-perkara utama dalam rekabentuk prospektus.

Terdapat banyak pertimbangan pengurusan yang harus dititikberatkan oleh sekolah bila melaksanakan penerbitan prospektus. Beberapa perkara spesifik disenaraikan di bawah ini.

• Tentukan tujuannya, samada pemasaran atau rujukan.
• Kulitnya ringkas, menarik perhatian dan menarik hati.
• Tentukan isu-isu utama dalam prospektus. Nyatakan misi sekolah di bahagian awal prospektus dan kemudiannya perkuatkan perkataan-perkataan utama dalam pernyataan misi di beberapa bahagian seterusnya.
• Tentukan kekuatan-kekuatan yang hendak ditonjolkan. Ini boleh dilakukan secara eksplisit dengan menghuraikannya di dalam teks bertulis atau secara implisit dengan memasukkan gambar-gambar penting. Gambar yang sesuai boleh bernilai seribu perkataan.
• Buat strukturnya untuk kejelasan. Tajuk berhuruf besar dan teks padat yang diselangselikan dengan gambar dan carta yang sesuai lebih baik daripada halaman-halaman teks yang ‘penuh sesak’.
• Ingatkan pembaca setiap waktu.Bahasa yang digunakan hendaklah jelas, berterus terang dan mudah difahami oleh pembaca.
• Jadikan ia senang dibaca. Gunakan gaya permulaan yang mesra dan mengalu-alukan menyebabkan pembaca ingin tahu lebih lanjut lagi.
• Gunakan ilustrasi yang berkualiti tinggi. Ini untuk menjadikan dokumen itu kelihatan menguja dan menarik untuk menyampaikan berita.
• Jangan jadikan prospektus terlalu panjang. Ini bukan sahaja menambahkan perbelanjaan tetapi keberkesanannya sering hilang selepas beberapa muka surat awal.
• Jangan masukkan bahan bertarikh. Ini akan mengakibatkan kos mengubah semula prospektus yang tinggi.
• Pastikan ada paparan menonjol tentang bagaimana menghubungi sekolah.
• Pastikan prospektus itu mempunyai wajah profesional.

Brosur.

Brosur boleh merupakan versi pendek prospektus dan bukanlah merupakan penerbitan yang berbeza dari segi kandungannya. Ia digunakan untuk tujuan publisiti yang menyampaikan lebih banyak maklumat am kepada lebih banyak pembaca. Kekangan-kekangan sumber telah menyebabkan banyak sekolah bergantung kepada prospektus yang komprehensif atau lembaran iklan yang terhad sebagai risalah promosi tetapi makin bertambah juga bilangan sekolah yang menerbitkan brosur-brosur yang mengandungi perutusan guru besar serta beberapa gambar dan teks yang menunjukkan sifat-sifat utama sekolah itu.

Lembaran Iklan.

Lembaran ini berperanan sebagai risalah-risalah atau perasa-perasa pengenalan dan digunakan untuk meliputi kawasan geografi atau julat klien yang lebih luas daripada prospektus atau brosur. Kerapkali, lembaran iklan begitu tinggi nilainya jika ia memberikan nama dan jenis sekolah serta beberapa maklumat asas termasuklah peta lokasi sekolah dan siapa boleh dihubungi. Lembaran iklan adalah secara relatif, nyata, murah untuk diterbitkan dan boleh dibawa ke agen-agen hartanah tempatan, firma-firma pemindahan dan seterusnya mendatangkan kesedaran tentang kedudukan sekolah itu dan apa yang diurusnya supaya siapa yang berminat boleh menelefon sekolah itu untuk mendapatkan prospektus lengkap. Sesetengah sekolah bukan hanya meletakkan nama guru besar dan nombor telefon sekolah tetapi juga dua tiga orang ibu bapa semasa (seperti ahli-ahli PIBG) yang bersedia untuk bercakap dengan bakal-bakal ibu bapa. (Shukor, 1999)

Lembaran iklan promosi harus menepati kriteria berikut:

• Menarik dan memuaskan pandangan.
• Menunjukkan nama sekolah dengan ketara
• Mempunyai peta dan alamat untuk dihubungi.
• Menyatakan misi-misi dan kekuatan sekolah.
• Menggunakan kosa kata yang sesuai.
• Menggunakan ilustrasi yang baik.

Selain daripada pertimbangan kos, ada kemungkinan kualiti keseluruhan lembaran iklan bergantung sebahagiannya kepada apa yang diterbitkan oleh sekolah-sekolah lain di kawasan itu.

Pengedaran prospektus, brosur dan lembaran Iklan.

Ahli-ahli lembaga, staf, para pelajar dan ibu bapa adalah kesemuanya merupakan duta-duta sekolah tetapi mereka hanya boleh membantu jika mereka sentiasa dimaklumi. Ahli-ahli lembaga dan staf yang ada perlukan prospektus yang kemaskini jika mereka dikehendaki mewakili sekolah. Bakal ibu bapa juga perlu diberikan satu naskhah. Para ibu bapa yang ada menerima naskhah awal bila anak-anak mereka memasuki sekolah mungkin cuma memerlukan naskhah kedua bila perubahan-perubahan penting dibuat.

Senarai berikut merupakan tempat-tempat di mana naskhah-naskhah boleh diletak. Tiap-tiap sekolah harus memutuskan sama ada prospektus lengkap atau brosur dan lembaran iklan pendek yang harus diedarkan bagi satu-satu kes.

I. Tadika, Sekolah rendah atau sekolah menengah. Perpindahan para pelajar daripada satu fasa pendidikan kepada fasa yang lain merupakan titik pengambilan penting. Guru-guru dan staf sekolah itu harus dipastikan sentiasa kemaskini pengetahuan mereka mengenai sekolah dan dibekalkandengan semua prospektus serta bahan-bahan lain. Jika staf berkenaan mempunyai beberapa naskhah prospektus yang berkualiti baik, tentunya maklumat positif tentang sekolah akan dapat disampaikan pada masa mereka membuat keputusan yang kritikal.

II. Perpustakaan-perpustakaan awam. Kebanyakan perpustakaan kini mempunyai kawasan yang di dalamnya boleh dipaparkan risalah mengenai organisasi-organisasi tempatan atau aktiviti-aktiviti. Risalah-risalah sekolah patut dipaparkan di bahagian ini tetapi elok juga ditanya sama ada stafnya berminat untuk meletakkan satu naskhah prospektus di bahagian rujukan.

III. Pusat maklumat. Banyak Bandar mempunyai pusat-pusat maklumat dan pusat-pusat ini patut mengetahui hal-hal sekolah anda serta mempunyai risalah-risalah yang relevan sekiranya terdapat ibu bapa yang baru di kawasan itu meminta bantuan.

IV. Biro Nasihat Rakyat. Biro-biro ini boleh menjadi tempat hubungan penting bagi ibu bapa yang baru di sesuatu kawasan dan mahukan maklumat sekolah-sekolah tempatan. Biro-biro ini tentunya perlukan stok prospektus dan lembaran iklan untuk diedarkan dalam keadaan dan masa yang sesuai.

V. Agen-agen hartanah dan firma-firma pemindahan. Ibu bapa yang berpindah ke suatu kawasan aka mula-mula sekali menghubingi agen-agen hartanah untuk butiran-butiran rumah. Jika pada masa yang sama, agen itu boleh menghantar risalah-risalah bagi sekolah-sekolah tempatan dalam bentuk lembaran iklan, maka hubungan awal telah pun dijalinkan. Ibu bapa boleh mendapat maklumat daripada lembaran-lembaran iklan itu dan menghubungi sekolah untuk memohon butiran-butiran selanjutnya.

VI. Bilik menunggu doktor, klinik-klinik dan kedai gunting. Ini merupakan beberapa tempat yang sering kita duduk dan menunggu. Maklumat yang kemaskini mengenai sekolah anda boleh diletakkan di kawasan ini. Ini boleh memberi gambaran sekolah anda dalamoperasi semasanya dan merupakan satu pendekatan pemasaran yang bijak di dalam komuniti tempatan. Di kedai-kedai gunting, ada kesempatan terlibat di dalam perbualan mengenai sekolah-sekolah, lantas imej positif untuk sekolah anda sendiri boleh diperkuatkan oleh khabar-khabar angin tempatan dan juga dokumen-dokumen tersebut.

VII. Firma-firma perniagaan tempatan. Ini boleh dihantar kepada pegawai yang menguruskan hubungan sekolah-industri dan juga kepada jabatan personel yang menguruskan penempatan semula staf. Melalui cara ini, sekolah dapat meningkatkan pengambilan pelajarnya dan yang lebih penting lagi, penempatan guru dan peluang-peluang pekerjaan pelajar menjadi bertambah baik. Mungkin juga terdapat peluang-peluang penajaan aktiviti-aktiviti sekolah dan bahan-bahan publisiti.

VIII. Surat khabar dan media tempatan. Suratkhabar-suratkhabar dan radio tempatan perlu dibekalkan dengan berita maklumat tetap mengenai sekolah. Pertama sekali, mereka perlu mempunyai bahan-bahan rujukan mengenai sekolah dan ini boleh didapati daripada prospektus. Oleh itu, sekolah harus memastikan bahawa naskhah yang kemaskini dibekalkan kepada semua suratkhabar tempatan dan stesen-stesen radio.


3. Bahan bertulis lain

Bahan bertulis yang dimaksudkan adalah termasuk identiti korporat, surat-menyurat am, maklumat untuk pemohon-pemohon pekerjaan, surat-surat berita, buku-buku kecil pilihan kurikulum sekolah menengah dan opsyennya, laporan-laporan sekolah, rekod pencapaian, surat-surat maklumat mengenai lawatan-lawatan sekolah dan laporan tahunan untuk ibu bapa. (Macbeth, 1996)

Kebanyakan sekolah mempunyai logo, lambing atau simbol identiti korporat yang lain. Ini menjadikan domukentasinya berbeza daripada yang lain dan membantu mewujudkan rasa sepunya di kalangan anggota-anggota sekolah. Perhatian hendaklah diambil untuk menentukan bahawa simbol itu digunakan secara tekal pada setiap masa.

Surat-menyurat am perlu dihasilkan dalam kertas nota sekolah dengan menggunakan sistem paparan biasa tanpa sebarang kesilapan. Nada harus hormat dan menyelesaikan masalah secara tidak agresif. Ini senang dicapai kerana surat-surat dihasilkan oleh staf pejabat am untuk pasukan pengurusan kanan tetapi banyak usaha dikehendaki untuk menentukan bahawa staf di seluruh sekolah menggunakan pendekatan yang sama. (Perter, 1980)

Bagi maklumat untuk pemohon-pemohon pekerjaan, biasanya terdapat kumpulan lembaran yang dihasilkan oleh berlainan orang pada masa berlainan. Oleh itu, apabila mengiklankan sesuatu jawatan, mustahaklah bahan-bahan itu telah siap untuk edaran. Jika tidak, calon-calon akan membuat satu tanggapan bahawa sekolah itu tidak terurus dan mereka terganggu kerana tidak mempunyai banyak hari untuk menyiapkan permohonan mereka.

Salah satu aduan kecil tetapi berulang-ulang tentang sekolah-sekolah ialah bahawa ia sering tidak berkomunikasi secara efektif dengan ibu bapa dan klien-klien lain. Berita merupakan salah satu cara popular untuk cuba merapatkan jurang antara rumah dan sekolah. Perkara yang perlu diingatkan apabila menyediakan surat berita adalah:

• Ia tidak harus terlalu panjang. Ini menyebabkan ada kecenderungan untuk berhenti membaca selepas beberapa muka surat. Satu atau dua belah muka surat mungkin unggul kerana ia mengelakkan kos tinggi dan kemungkinan timbul masalah pengumpul semakan.
• Ia hendaklah mempunyai kekerapan yang mencukupi untuk sentiasa memaklumkan kepada ibu bapa tentang aktiviti-aktiviti sekolah tetapi tidak terlalu kerap kerana ini akan menyebabkan ia menjadi sesuatu yang biasa.
• Ia mesti senang dibaca. Sebagaimana semua komunikasi bertulis, bahasa dan susun atur hendaklah mudah, jelas dan senang difahami.
• Perlu ada susun atur yang menarik. Selain daripada penggunaan teks semata-mata, adalah lebih baik diselang selikan dengan rajah untuk membuatkannya kelihatan lebih menarik.

Kaedah untuk mengedarkan surat-surat berita adalah dengan menghantar komunikasi-komunikasi bertulis seperti surat berita pada hari yang sama tiap-tiap minggu supaya ibu bapa boleh meminta daripada anaknya di sebelah malam. Jika para pelajar dan rakan-rakan mereka telah terlibat dalam menyiapkan surat berita dan jika mereka merasakan ianya bernilai, maka kemungkinan besar mereka akan menyampaikannya. Ini juga merupakan salah satu contoh kepentingan berkomunikasi dengan pasaran dalaman terlebih dahulu.

Buku-buku kurikulum, laporan sekolah serta rekod pencapaian mesti menyampaikan maklumat yang berguna dan bukannya berbentuk kutukan. Adalah penting laporan-laporan itu bebas daripada kesilapan ejaan dan kesalahan tatabahasa. Untuk mencapai objektif ini, staf kanan patut mewujudkan sistem-sistem pengawasan. Masa yang mencukupi harus diberikan untuk tujuan penting berkomunikasi dengan klien ini.

Surat merupakan salah satu komunikasi yang paling biasa di antara rumah dengan sekolah. Namun begitu, oleh sebab ia dihasilkan oleh berbagai-bagai guru, mutu persembahan dan kejelasan huraiannya boleh berbeza dengan ketara. Ada keperluan yang nyata bagi pengurusan kanan mengawasi perkara ini untuk memastikan mutu komunikasi tertinggi dicapai. Banyak pelajar menyimpan program mereka sebagai kenang-kenangan lawatan sekolah atau memasukkannya ke dalam buku skrap atau kerja projek, justeru itu imej profesional ditonjolkan lebih jauh daripada tempoh lawatan itu. (Shukor, 1999)

Penerbitan laporan tahunan untuk ibu bapa mempunyai kualiti yang sangat berbeza-beza, bermula dari dokumen-dokumen rasmi yang hambar hingga ke laporan yang memberikan keterangan menarik tentang aktiviti-aktiviti sekolah. Namun begitu, penerbitan dokumen ini tidak seharusnya dilihat sebagai satu beban tetapi lebih sebagai satu peluang untuk menyampaikan maklumat dan untuk mempromosikan imej positif mengenai sekolah itu.

4. Media

Media tempatan dan kebangsaan boleh dikatakan sangat penting dalam menyampaikan maklumat, tidak kira secara sengaja atau tidak. Sekolah-sekolah mesti sentiasa sedar tentang kuasa ini dalam urusan langsung dengan pihak media atau dalam aktiviti-aktiviti harian am. Publisiti percuma sangat berguna. Sekolah boleh membina penggunaan maklumat media di dalam strategi promosinya dan boleh membentuk sistem yang boleh mengurangkan kerosakannya jika maklumat-maklumat yang bertentangan sampai di media mengenai sekolah.

Sungguh pun semua jenis media adalah terbuka potensinya kepada sekolah, jenisnya berbeza mengikut kepentingan dan cara ia digunakan. Televisyen kebangsaan atau kawasan terlalu mahal sebagai perantaraan iklan tetapi boleh juga mendapat tempat bagi sekolah di dalam satu-satu program. Ia hanya boleh berlaku jika sekolah telah mencapai sesuatu yang luarbiasa yang diminati oleh orang ramai. Percubaan baru di dalam televisyen tempatan boleh membawa kepada cara-cara yang lebih sesuai untuk menyampaikan tujuan dan aktiviti-aktiviti sekolah kepada komuniti terdekat.

Terdapat juga corak yang sama bagi jenis-jenis media yang lain. Radio tempatan mungkin lebih bersedia daripada saluran-saluran kebangsaan untuk menonjolkan sekolah di dalam program-programnya dan slot-slot iklan lebih berkesan kos kerana ia lebih murah dan lebih berkemungkinan untuk sampai kepada klien-klien sasaran. Surat-surat khabar kebangsaan hanya berkemungkinan menonjolkan sekolah-sekolah yang mencapai ’pertama’ dalam kepentingan orang ramai atau mencapai ’kemasyhuran buruknya’ atas sebab tertentu. Sebaliknya pula, akhbar tempatan mungkin lebih bersedia untuk mencetak bahan mengenai sesebuah sekolah.

Terdapat dua jenis berita iaitu yang baik dan yang buruk. Oleh sebab itu, dua pendekatan dan set prosedur dikehendaki. Ada baiknya dilantik seorang anggota staf untuk berhubung dengan akhbar tentang perkara-perkara am. Ini kerana apabila timbul masalah dan media menunjukkan minat, maka semua urusan mesti dibuat dengan guru besar atau timbalan yang dilantik. Individu ini patut berkebolehan menangani situasi secara sensitif sebab ia mempunyai pandangan keseluruhan tentang isu-isu dan ada pengalaman berkaitan dengan alam sekitar luaran yang di dalamnya sekolah terus wujud. (Macbeth, 1996)

Adalah mustahak dibentuk satu polisi keseluruhan sekolah untuk menguruskan berita-berita buruk dan menyampaikan polisi itu dengan menerbitkan panduan untuk semua staf dalam semua aspek hubungan media. Setiap rakan kongsi dalam aktiviti-aktiviti sekolah, sama ada anggota staf, ahli lembaga, pelajar atau ibu bapa akan kemudiannya menyedari kemungkinan-kemungkinan dan prosedur-prosedur. Ini boleh mengelakkan kekurangan liputan atau sebaliknya, duplikasi bahan dan usaha.

Berikut merupakan topik-topik yang lazimnya diminati orang ramai dan sekaligus pihak media:
• Pencapaian-pencapaian sukan
• Pencapaian-pencapaian akademik
• Perkembangan-perkembangan baru seperti peningkatan penggunaan teknologi atau perkongsian komuniti dalam penggunaan premis.
• Hari terbuka
• Kejayaan-kejayaan pertandingan
• Penglibatan individu dalam aktiviti-aktiviti luarbiasa
• Lawatan-lawatan dan pelawat-pelawat terutamanya bila melibatkan hubungan seberang laut
• Penglibatan komuniti dan amal jariah.

5. Pengiklanan

Kebanyakan sekolah memilih pengiklanan secara langsung yang ‘berbayar’ untuk mencanangkan kewujudan dan aktiviti-aktiviti mereka. Pengiklanan rasmi mungkin dibuat di dalam akhbar-akhbar tempatan atau radio tempatan atau dengan menggunakan pemberitahuan di tempat strategik di dalam komuniti tempatan ataupun di dalam majalah atau surat-surat berita tempatan. Televisyen biasanya terlalu mahal dan meliputi kawasan yang terlalu luas. Antara maklumat yang sesuai untuk pengiklanan sekolah adalah kekosongan jawatan staf, acara-acara sekolah serta pengambilan pelajar.

Berikut merupakan beberapa perkara yang sesuai untuk pengiklanan sekolah:

I. Kekosongan jawatan staf. Ini merupakan satu bentuk pengiklanan tradisi yang sekolah-sekolah telahpun terlibat. Akhbar pendidikan kebangsaan dan akhbar tempatan telah digunakan. Oleh sebab sekolah-sekolah yang menanggung kos pengiklanan, maka sekolah-sekolah mengenalpasti kumpulan sasaran dengan lebih teliti dan menimbangkan keberkesanan kos berbagai-bagai jurnal dan akhbar. Harus diingat bahawa iklan bukan hanya soal merekrut anggota staf tetapi juga untuk mempromosikan imej dan reputasi sekolah.

II. Acara-acara sekolah. Pengiklanan drama sekolah, pesta musim panas dan acara-acara lain membantu untuk menjadikan satu-satu acara itu berdaya maju. Ia juga merupakan satu kesempatan yang baik untuk menarik orang ke dalam sekolah dan mempamerkan kerja sekolah kepada kumpulan klien-klien yang lebih besar. Akhbar-akhbar tempatan, radio, poster, lembaran-lembaran iklan dan seumpamanya adalah metod yang boleh digunakan.

III. Pengambilan pelajar. Sesetengah sekolah menggunakan iklan yang ekstensif untuk menarik pelajar-pelajar baru tetapi ini mesti dilaksanakan dengan cara yang beretka dan sesuai. Hari terbuka dan sesi petang terbuka biasa diiklankan kepada bakal-bakal ibu bapa. Akhbar tempatan dan radio tempatan adalah media terbaik untuk ini, terutamanya jika pendekatan seperti ini dibantu oleh risalah untuk pelajar-pelajar di sekolah-sekolah rendah penghantar. Satu kelainan ialah dengan mengiklankan bidang-bidang sekolah yang khas seperti tingkatan enam dengan senarai opsyen matapelajaran dan kadar-kadar kejayaan yang dilalui. Pendekatan ini boleh digunakan bila menambahkan saiz sekolah merentasi semua kumpulan umur dikatakan tidak sesuai. Sebaliknya, boleh disasarkan kepada kumpulan-kumpulan tahun yang tertentu yang sekolah boleh meningkatkan bilangannya melalui tindakan menjadikan saiz kumpulan ada yang lebih berdaya maju tanpa menambahkan kos staf tambahan.

Beberapa perkara yang perlu diingati semasa membuat pengiklanan iaitu:

• Iklan harus memikat dan menarik minat.
• Iklan harus menunjukkan nama sekolah dan lokasi yang agak jelas.
• Jika sesuatu acara diiklankan, tarikh dan masa harus dimasukkan dan juga bayaran masuk (jika bertepatan)
• Klien-klien berpotensi harus jelas bagaimana membuat respons, seperti tempat berlangsungnya acara dan bagaimana menghubungi sekolah untuk butiran lanjut.
• Iklan harus ‘sedap dirasa’ dan meskipun dengan implikasi yang samar-samar, jangan sekali-kali memperkecil sekolah-sekolah lain.

6. Sesi terbuka

Peluang untuk melihat sekolah adalah salah satu sumber maklumat yang paling berguna kepada mereka yang memilih sekolah. Ini memberikan peluang untuk menyampaikan etos dan suasana yang menjadi faktor pemutus bagi banyak ibu bapa. Meskipun acara-acara terbuka yang formal sering diadakan untuk bakal-bakal ibu bapa, ada banyak lagi peluang untuk mempromosikan sekolah kepada berbagai-bagai jenis klien. Keputusan-keputusan untuk memilih sebuah sekolah atau menyokongnya sering dibuat sabagai hasil siri interaksi dan bukan melalui kehadiran di dalam satu-satu acara. Lebih-lebih lagi, keputusan-keputusan awal telah dibuat lebih awal daripada sangkaan kebanyakan sekolah dan acara-acara istimewa itu hanya digunakan untuk mengesah atau menolak sesuatu pilihan. (Fulmer, 1976)

Hari terbuka merupakan acara-acara penting yang boleh diiklankan setempat untuk membawa kumpulan-kumpulan orang yang berlainan ke dalam sekolah. Secara tradisi, hari terbuka dibuat untuk pelajar-pelajar baru berpotensi tetapi ia boleh juga ditujukan kepada segmen-segmen lain dalam pasaran. Selain daripada hari terbuka untuk pelajar-pelajar baru, sekolah boleh mengadakan hari terbuka lebih kecil yang disasarkan kepada perdagangan dan industri tempatan dengan mengambil aspek-aspek tertentu dalam kerja sekolah untuk dipamer dan dikaitkan dengan minat dan keperluan mereka secara lebih langsung. Sama juga halnya dengan penduduk-penduduk tempatan dan jiran-jiran yang sekolah ingin meningkatkan hubungan.

Acara-acara lain seperti konsert, drama dan pencapaian-pencapaian sukan mempunyai nilai publisiti yang sudah lama disedari. Sekolah perlu memastikan bahawa ia mengelolakan komunikasi dengan akhbar dan media tempatan untuk mengeksploitasikan sepenuhnya peluang-peluang yang terwujud. Acara-acara ini juga membolehkan sekolah-sekolah mengundang kanak-kanak yang lebih muda hadir di sekolah supaya perhubungan dapat dibina. Sekolah-sekolah menengah mungkin berasa untung untuk membenarkan kanak-kanak sekolah rendah datang melawat untuk menggunakan kemudahan-kemudahan khas seperti studio drama, kelengkapan sukan atau makmal-makmal.

Selain itu, penyertaan dalam pertandingan seperti acara-acara budaya dan sukan, kuiz, projek-projek rekabentuk dan seumpamanya boleh memberikan peluang-peluang untuk mempubilisiti dan mempromosikan aspek-aspek positif tentang kehidupan di sekolah itu. Di samping itu, Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) dan acara-acara ibu bapa yang lain juga merupakan satu cara yang sangat penting untuk melibatkan ibu bapa dalam membantu sekolah dan mewujudkan peluang-peluang bagi ibu bapa melawat sekolah. Dengan melihat kerja sekolah dan berinteraksi dengan staf, ibu bapa boleh mengukuhkan dan mengesahkan keputusan mereka untuk menghantar anak mereka ke sekolah itu.

7. Video-video Promosi

Terdapat dua jenis penerbitan video iaitu video yang dibuat oleh pelajar-pelajar sekolah yang menunjukkan aspek-aspek kehidupan sekolah yang digunakan oleh kanak-kanak baru yang akan bertukar dan video terbitan profesional yang boleh digunakan oleh penonton-penonton yang lebih luas dan biasanya menunjukkan produk akhir yang lebih tinggi kualitinya. (Shukor, 1999)

Masalah bagi video profesional ialah dalam menyampaikan kekuatan-kekuatan sekolah, video itu kelihatan seperti satu pementasan dan boleh manjdai agak mahal. Satu cara menarik untuk memperolehi produk profesional pada kos munasabah ialah melalui pembentukan projek bersama dengan pelajar-pelajar pengajian media di institusi pendidikan lanjutan atau pendidikan tinggi peringkat tempatan.


8. Promosi Kumpulan

Banyak ibu bapa bagi kanak-kanak peringkat umur sekolah rendah mungkin terpengaruh kuat dalam pemilihan sekolah, bukan hanya kerana reputasi/kualiti sekolah rendah itu tetapi juga mutu dan kesinambungan pendidikan yang sekolah itu boleh tawarkan dalam hubungannya dengan sekolah-sekolah menengah yang berikutnya. Beberapa kawasan telah membentuk ‘piramid-piramid’ atau ‘famili-famili’ sekolah pekongsi yang membentuk perkongsian ini secara formal.

Justeru itu, satu bidang yang penting untuk pembangunan ialah konsep sekumpulan sekolah bergabung untuk memasarkan pakej pendidikan umur 4 hingga 18. Dengan syarat ianya ditunaikan, janji kerjasama dan kesinambungan akan memikat ibu bapa dan mungkin akan memujuk sebilangan daripada sektor swasta untuk membuat ‘opsyen masuk’ bila kesinambungan seperti itu jarang-jarang diperolehi. ‘Koheren dan Kemajuan’ mungkin menjadi tajuk yang baik bagi brosur promosi bersama.

9. Teknik-teknik komunikasi lain

Terdapat benyak cara sekolah menyampaikan imej yang meningkatkan atau mengurangkan reputasinya. Beberapa teknik ini tidak sentiasa jelas kelihatan dan mungkin sekolah tidak menyedarinya atau menyedari kepentingannya kerana sudah dipandang remeh dan tidak dilihat sebagai sebahagian daripada promosi sekolah. (Devlin dan Knight, 1990)

Teknik-teknik komunikasi lain adalah seperti berikut:

• Nama sekolah

Nama sekolah dengan sendirinya boleh menyampaikan imej sekolah. Mungkin sekolah itu ingin dilihat sebagai tradisional dan lama mantap, maka ia memilih untuk mengekalkan namanya untuk meneruskan reputasi terdahulunya meskipun ia telah menjadi sekolah komprehensif. Memasukkan sesuatu yang merujuk kepada ‘komuniti’ di dalam nama sekolah mengingatkan orang bahawa ini merupakan sebuah sekolah atau kolej komuniti dengan segala maksud di dalamnya dari segi kemasukan. Sesetengah sekolah merasa yang peristiwa-peristiwa lampau telah menjejaskan reputasinya dan satu nama baru boleh menunjukkan segalanya telah berubah. Namun begitu, ia hendaklah diikuti dengan peningkatan.

Namun begitu, dalam menukar nama sekolah, kos-kos lain perlu diambilkira. Kos-kos tersebut adalah:

I. Prospektus-prospektus dan brosur-brosur baru.
II. Papan nama sekolah yang baru.
III. Cat semula bas mini sekolah.
IV. Perubahan pada ’pullover’ sekolah.
V. Cap-cap getah baru.
VI. Label untuk menutup nama lama pada buku-buku teks.
VII. Tanda-tanda keselamatan pada kelengkapan.
VIII. Kertas nota berkepala surat baru.
IX. Pameran nama baru sekolah pada tiap-tiap papan kenyataan.
X. Anugerah-anugerah sekolah, contohnya piala-piala dan sijil-sijil.

• Pakaian seragam tersendiri

Ini boleh manjadi ‘pedang dua mata’. Sekiranya pakaian seragam itu menunjukkan imej berkualiti tinggi, ia menjadi satu kelebihan yang ketara. Namun begitu, jika pelajar-pelajar mendatangkan masalah di kedai, kelebihannya mungkin tidak jelas lagi. (Macbeth, 1996)

• Papan-papan nama dan papan kenyataan sekolah

Sesebuah sekolah patut berbangga mengisytiharkan dirinya kepada masyarakat dan ini harus dibayangkan dalam papan nama sekolah. Ia harus direkabentuk dan dibina dengan baik serta senang dibaca oleh mereka yang melintasinya, termasuklah pemandu-pemandu yang belum pernah lalu di situ. Jika sekolah mengawasi rupabentuk papan tanda sekolah, ini menunjukkan bahawa pengawasan yang sama diberikan ke atas aspek-aspek lain di dalam sekolah. Lebih-lebih lagi bagi sekolah-sekolah yang mempunyai kampus besar atau tempat-tempat berasingan, beberapa papan nama di tempat-tempat strategik adalah dikehendaki.

Apabila seseorang pelawat telah dapat mencari sekolah, maka tidaklah terlalu sulit untuknya meninjau kawasan persekitaran. Seringkali sekolah-sekolah mempunyai papan tanda yang jelas dari pintu depan tetapi tidak dari tempat pelawat datang, iaitu tempat letak kereta.Adalah mustahak papan nama dan papan kenyataan di sekitar sekolah kelihatan jelas dan memberikan maklumat yang mencukupi.

• Dewan masuk

Semua sekolah mempunyai budaya yang sering dicerminkan di dewan-dewan masuk. Sesetangah mempunyai papan-papan kehormatan dan almari-almari trofi manakala yang lain mempunyai pendekatan ‘drapes and driftwood’. Walau apa pun gaya dipilih, dewan masuk hendaklah ceria, dihias rapi, dengan pameran kerja pelajar dan ada tempat duduk bagi pelawat-pelawat. Kawasan sambutan seharusnya bersebelahan dengan pejabat am dan mempunyai laluan ke pejabat itu dengan mudah dan pantas.

Cara orang disambut dan di mana mereka disambut meninggalkan satu tanggapan penting pada mereka. Ini boleh mencerminkan reputasi sekolah. Oleh sebab kini sekolah-sekolah sudah begitu mementingkan keselamatan, perlulah ditentukan cara mengenalpasti pelawat-pelawat. Jika ini ditangani dengan sensitif, ia boleh memberika imej positif kepada sekolah dalam ertikata begitu mengambil berat tentang keselamatan anggota-anggotanya. Jika aspek itu tidak ditangani dengan baik, ia boleh menyebabkan pelawat-pelawat berasa tidak dialu-alukan.


• Penggunaan bangunan dan premis sekolah

Membenarkan kumpulan-kumpulan yang berlainan menggunakan bangunan untuk mesyuarat dan kursus-kursus boleh menghasilkan keluaran sampingan yang penting dari segi pemasaran. Ini sangat jelas dalam sekolah-sekolah komuniti yang mempunyai belanjawan-belanjawan tambahan supaya dapat mengadakan peruntukan pendidikan yang lebih luas untuk komuniti. Ahli-ahli komuniti menanggapi sekolah sebagai hak kepunyaan mereka dan mengadakan hubungan. Mereka melihat sekolah secara langsung dan mempunyai kesempatan meninjau pameran kerja kanak-kanak. Banyak guru besar mudah meyakinkan orang ramai tentang nilai sekolah mereka bila dapat menarik mereka masuk melalui pintu. Peningkatan umun reputasi sekolah dengan lebih spesifik dengan pelajar-pelajar baru berpotensi haruslah digalakkan oleh sekolah. Perimbangan mesti sentiasa dikawal antara penggunaan ini dengan cara ia melengkapi atau menyimpang daripada aktiviti pendidikan utama.

• Pameran-pameran di sekolah dan di kawasan tempatan

Di dalam sekolah, salah satu imej paling positif bagi pelawat-pelawat ialah pameran kerja para pelajar. Sekolah-sekolah yang mempunyai kaki lima panjang dan kosong bukan sahaja mengadakan alam sekeliling yang beku tetapi juga mensia-siakan peluang pemasaran yang penting. Di luar sekolah, mempamerkan kerja pelajar di perpustakaan tempatan, bank-bank dan persatuan-persatuan bangunan boleh menjadi pendekatan promosi yang baik. Ini boleh mengukuhkan kebanggaan pelajar-pelajar dan staf dalam kerja mereka ia boleh mengatasi beberapa publisiti buruk yang sering diterima oleh sistem pendidikan.

• Hubungan dengan industri

Membina hubungan denga firma-firma perdagangan dan industri tempatan harus dilihat sebagai satu aktiviti jangka panjang. Faedahnya, mungkin dari segi pengalaman bekerja untuk para pelajar, peluang-peluang pekerjaan untuk lepasan-lepasan sekolah dan penajaan. Pendekatan sekaligus dengan menulis surat kepada banyak firma selalunya tidak efektif. Apa yang diperlukan ialah pendekatan yang lebih peribadi dan mempunyai sasaran yang hubungannya dibina dalam satu jangka masa tertentu untuk mencapai faedah bersama. (Devlin dan Knight, 1990)





TINDAKAN PEMASARAN

Adalah penting diketahui dengan jelas akan matlamat-matlamat dan objektif-objektif strategi pemasaran dan menentukan keutamaan supaya pendekatan-pendekatan promosi yang sesuai dapat dipilih untuk mencapainya. (Shukor, 1999)

Antara tindakan yang patut diambil adalah:

I. Mendefinisikan matlamat pemasaran. Matlamat-matlamat yang hendak dicapai melalui strategi pemasaran hendaklah dipertimbangkan. Proses membina matlamat pemasaran dan melaksanakan komunikasi bagi matlamat-matlamat ini adalah langkah-langkah penting dalam perkembangan strategi pemasaran.
II. Menetapkan objektif-objektif pemasaran. Apabila matlamat-matlamat telah dibentuk dan pasukan telah wujud, maka objektif-objektif pemasaran boleh ditetapkan. Ini melibatkan pasukan itu mangambil satu-satu matlamat dan menyetujui pelbagai objektif yang mesti dipenuhi untuk mencapai matlamat itu.
III. Menyusun keutamaan objektif-objektif pemasaran. Sekolah harus membuat satu senarai objektif dalam susunan yang sebahagiannya dikaitkan dengan keutamaan dan sebahagian lagi dengan kumpulan semulajadi bagi aktiviti-aktviti.
IV. Memilih pendekatan-pendekatan promosi. Sekolah mesti mereka satu stategi untuk mencapai objektif-objektif dalam masa yang dirancang. Pendekatan-pendekatan promosi hendaklah dipertimbangkan bersama-sama dengan objektif-objektif pemasaran dan mengemukakan satu tawaran sumber kepada pengurusan kanan yang akan memenarkan maklumat-maklumat pemasaran itu menjadi kenyataan.





PENUTUP

Pemasaran ialah satu proses yang berjalan terus dan sekolah-sekolah tidak harus terlalu kuat mencuba dan terlalu ghairah pada peringkat awal dengan mengorbankan satu strategi pemasaran yang disusun dengan baik dan boleh dimajukan lagi selama beberapa tahun. Sekolah-sekolah boleh menggunakan pendekatan-pendekatan promosi untuk memenuhi keperluan pemasaran tertentu dan bukan sebagai hasil muktmad. Dengan masa yang terhad dan sumber-sumber yang sedikit, sekolah-sekolah perlu memfokus aktivitinya supaya mendapat faedah maksimum daripada usahanya.















RUJUKAN

Shukor M.D (1999) Pemasaran Strategik Sekolah, Kuala Lumpur: Rhythm Distributor Sdn. Bhd.

Nik Rahimah N.Y, Ghazali J., Zaharah B. (2000) Asas pemasaran. Selangor: Penerbit Fajar Bakti Sdn.Bhd.

Bowman, C. And Asch, D. (1987) Strategic Management, Basingstoke, Macmillan.

Perter, M. (1980) Competitive Strategy, Now York, Free Press.

Macbeth, J. (1996) Schools speak for themselves. London, National Union of Teachers.

Fulmer, R.H (1976) The New Marketing, New York: Macmillan Publishing Company.

Devlin, T. and Knight, B. (1990) Public Relations and Marketing for Schools, Harlow: Longman.