Teori pengurusan

Teori Pengurusan Matlamat


Terangkan Teori Pengurusan Matlamat (MBO). Sejauhmanakah keupayaan Teori Pengurusan Matlamat ini dapat digunakan dalam sesebuah organisasi sekolah.

PENGENALAN
Terdapat pelbagai definisi pengurusan. Menurut Kamus dewan (1994) pengurusan bermaksud perihal mengurus sesuatu. Menurut Denyer (1977) pengurusan mengarah dan mengawal organisasi melibatkan pengarahan dan perancangan tugas staf. Thierauf (1977) pula pengurusan adalah proses menempatkan input organisasi melalui 4P iaitu perancangan, pengelolaan, pengarahan, dan pengawalan bagi menghasilkan output seperti ditetapkan oleh organisasi.
Matlamat pula menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994) bermaksud sasaran atau sesuatu tujuan yang hendak dicapai. Wan Mohd Zahid (1992) menyatakan matlamat organisasi boleh dibahagikan kepada dua bentuk iatu matlamat am dan matlamat khusus. Matlamat am ialah suatu penyataan rangka bidang keinginan yang luas yang mengandungi hasrat-hasrat am. Matlamat khusus pula adalah matlamat yang konkrit. Matlamat khusus ini mendapat petunjuk daripada matlamat am dan dengan berpandukan pada matlamat am dapatlah di bina matlamat khusus.

TEORI PENGURUSAN MATLAMAT (MBO)


Pengurusan sesebuah organisasi adalah amat penting untuk dititikberatkan khususnya di dalam bidang pendidikan. Pengurusan adalah suatu amalan yang dijalankan oleh pelbagai organisasi. Pengurusan yang sistematik akan meningkatkan lagi tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah tersebut. Menurut Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996), sesebuah organisasi sekolah mempunyai sifat-sifat termasuklah matlamat, teknologi, pembahagian tenaga kerja, pusat kuasa dan persekitaran. Sifat-sifat ini menunjukkan bahawa sesebuah organisasi dapat ditakrif sebagai sekumpulan manusia yang bekerja untuk mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dalam suasana yang tertentu. Sekolah bermula dari oraganisasi yang mudah iaitu dengan seorang guru, sekumpulan kanak-kanak dan ibu bapa dengan harapan yang sama.
Matlamat adalah amat penting dan menjadi panduan kepada organisasi khususnya sekolah. Dalam pengertian yang sangat umum, ia memberikan sebab-sebab bagi kewujudan seebuah organisasi itu. Walaupun matlamat memberi identiti dan arah kepada organisasi, ia biasanya membenarkan kebebasan yang wajar dalam tingkahlaku organisasi. Namun, matlamat sekolah seringkali sangat umum sehingga ia amat kabur. Contohnya, sekolah bertanggungjawab untuk memberi pendidikan pada umur yang paling rendah dan sesuai, dan mencari serta mengenalpasti keperluan-keperluan setiap pelajar secara berterusan. Matlamat yang kabur ini akan menyukarkan peningkatan tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah. Oleh itu, seseorang pemimpin dalam sekolah sama ada guru besar atau pengetua khususnya, haruslah bijak dalam membuat pengurusan matlamat.
Pada tahun 1954, Peter Drucker telah memperkenalkan Teori Pengurusan Matlamat atau ‘Management by Objectives’ (MBO) di dalam bukunya yang bertajuk ‘ The practice of Management’. Menurut Drucker, seseorang pengarah atau pemimpin tertinggi dalam sesebuah organisasi harus mengelakkan kecelaruan dalam pengurusan yang disebabkan oleh kealpaan akan matlamat sebenar yang hendak dicapai. Teori Pengurusan Matlamat ini juga dapat dilihat sebagai teknik pengurusan struktur oleh sesebuah sistem atau organisasi. Sistem pengurusan ini akan menjadi panduan bagi unit organisasi tersebut untuk mencapai matlamat. Kemudian, ketua sesebuah organisasi yakni pengetua atau guru besar, menyeru ahli-ahli dalam organisasi tersebut agar memberikan komitmen dan kerjasama dalam menjayakan matlamat yang ingin dicapai. Dan akhirnya hasil daripada matlamat yang telah ditetapkan akan dilihat semula melalui penilaian.
Di dalam Teori Pengurusan Matlamat, terdapat beberapa konsep yang telah diilhamkan oleh Peter Drucker.Salah satu konsep utama MBO ialah semua ahli dalam organisasi haruslah menyertai proses penyusunan matlamat yang strategik untuk meningkatkan kualiti pelan yang disusun itu. Ini bermakna semua kakitangan sokongan dan guru-guru seharusnya terlibat dalam menentukan matlamat bagi sekolah.Selain itu, ketua organisasi juga harus meletakkan alat pengukur suatu sistem tindakan, yang mana membantu organisasi itu berfungsi dengan sempurna. Maka penilaian terhadap sekolah amat penting untuk melihat sama ada organisasi tersebut berjaya mencapai matlamat atau tidak.
Manakala Ubben C.G, & Hughes W. L (1992) pula mengemukakan bahawa terdapat empat elemen dalam proses MBO. Elemen pertama ialah pengurusan matlamat haruslah tetap dan prestasinya boleh diukur. Matlamat haruslah ditetapkan dalam suatu jangka masa yang lama sebelum dibuat penilaian. Kedua, penglibatan ahli-ahli organisasi di dalam penetapan matlamat haruslah menyeluruh. Ini bermakna semua anggota dalam organisasi tersebut haru melibatkan diri semasa proses penyediaan matlamat sekolah. Manakala elemen ketiga ialah sesi perbincangan mengenai prestasi matlamat haruslah diadakan secara berterusan dan akhir sekali ialah komitmen terhadap proses mencapai matlamat hendaklah berlaku di setiap tahap organisasi tersebut.
Menurut Wan Mohd Zahid (1992) terdapat lima aspek pengurusan. Pertama, pengurusan bererti menentukan matlamat. Tindakan menentukan matlamat adalah agenda pertama kepada pengurusan kerana matlamat memberi arah dan haluan kepada organisasi dan anggota-anggota di dalamnya. Organisasi yang tidak mempunyai matlamat adalah seperti sebuah kapal yang tidak bermatlamat, belayar tanpa haluan.
Keduanya, pengurusan bererti perancangan, iaitu merencang bagaimana matlamat yang telah dilaksanakan dapat dicapai. Matlamat adalah penting kepada perancangan kerana tanpanya kerja perancangan tidak dapat dilaksanakan.
Ketigaanya, pengurusan bererti menyelenggarakan sumber-sumber yang ada dengan cara yang berkesan. Sumber-sumber yang ada di dalam organisasi ialah tenaga manusia, masa dan barangan. Sumber-sumber ini hendaklah diselenggarakan dengan baik bagi mengelakkan pembaziran. Antara sumber-sumber yang harus diselenggarakan dengan penuh hati-hati ialah tenaga manusia kerana sumber ini paling sensitive. Penyelenggaraan yang baik terhadap sumber tenaga manusia ini boleh meningkatkan produktiviti dan akan menguntungkan organisasi.
Keempatnya, pengurusan bererti mengawal proses untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi ini adalah penting kerana jikalau proses ataupun cara bagi mencapai matlamat organisasi tidak dikawal dengan baik, sudah tentu hasil pengeluaran organisasi akan terjejas.
Kelimanya, pengurusan bererti meletakkan standard ( piawai ) tertentu untuk mengawal mutu. Aspek ini penting pada pengurusan sebagi ukuran bagi menilai segala aspek yang berlaku di dalam organisasi, baik dari segi kerja yang dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi, mahupun dari segi mutu pengeluaran yang dihasilkan.
Kelima-lima aspek pengurusan ini saling bergantung antara satu sama lain. Perancangan tanpa matlamat, misalnya, akan menjadikan sesuatu aktiviti tidak munasabah. Demikian juga dengan aspek kawalan mutu, penentuan piawai dan penyelenggaran sumber. Semuanya bergantung antara satu sama lain. Bagaimanapun perkara pokok kepada semua ini adalah titik tolak utama kepada aspek pengurusan yang lain. Tanpa matlamat, aspek lain tidak dapat berfungsi dengan bermakna.
Bagi organisasi yang mempunyai pengurusan yang baik kita akan dapati kelima-lima aspek ini berhubungkait dalam sesuatu keseluruhan yang seimbang dan harmoni. Inilah ciri utama bagi organisasi dan pengurusan yang sempurna. Antara sifat-sifat unggul organisasi ialah produktiviti yang tinggi, bermutu dan cemerlang. Semuanya dihasilkan oleh barisan pekerja yang bersemangat tinggi, bermotivasi dan mempunyai komitmen tinggi terhadap kerja. Mereka memanifestasikan etika kerja yang unggul. Dengan perkataan lain, mereka mempamerkan budaya kerja yang cemerlang.
Pendekatan Teori Pengurusan Matlamat mempunyai kebaikan dan kelemahan yang tersendiri. Antara kebaikan atau faedah yang diperolehi dalam teori ini ialah orang bawahan akan mengetahui sesuatu yang sepatutnya dicapai seperti yang diinginkan oleh orang atasan dengan segera, memahami tahap penilaian prestasi yang akan diukur, dan sentiasa mengetahui tentang perkembangan matlamat organisasi. Dengan kewujudan pendekatan ini di sekolah, ahli organisasi sekolah iaitu kakitangan bukan mengajar dan guru-guru khususnya dapat mencari strategi untuk mencapai sesuatu seperti yang diarahkan oleh pengetua atau guru besar. Hasil perbincangan dalam sesebuah organisasi sekolah membolehkan orang bawahan mengetahui tahap prestasi yang sudah dicapai dan memberi peluang kepada mereka untuk mengongsikan idea tentang perkembangan pencapaian matlamat. Selain itu, proses ini juga mengalakkan pihak pentadbir berinteraksi dengan kakitangannya mengenai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan sekolah, guru besar atau pengetua akan mudah mengetahui tentang isu-isu sekolah dan tahap kemajuan pelajar dengan adanya interaksi antara kalangan para guru.
Namun, teori MBO ini kadang kala tidak berfungsi seperti yang dijangkakan. Terdapat beberapa kelemahan teori ini apabila diaplikasikan dalam dunia kerja sebenar. Kelemahan utama yang dapat dilihat dalam teori ini ialah ia menekankan lebih kepada menyediakan matlamat berbanding hasil kerja pelan yang disediakan itu. Penyediaan pelan yang tepat tidak akan membawa kepada kejayaan jika tidak menggunakan pengukuran tentang pencapaian matlamat yang tertentu seperti yang dirancang. Di samping itu, teori ini juga tidak mementingkan mengenai persekitaran atau konteks di mana matlamat tersebut ditetapkan. Konteks tersebut termasuklah keterbukaan dan kualiti produktiviti. Kelemahan yang juga dapat dilihat melalui teori ini ialah ia tidak menumpukan perhatian tentang kepentingan untuk menyelesaikan masalah dan isu-isu yang dihadapi seperti biasa untuk mencapai matlamat. Ia tidak dapat mencakupi masalah mengenai kekurangan sumber untuk penyediaan dan kaedah pengurusan matlamat. Masalah peningkatan beban dalam pengurusan mengenai cabaran informasi organisasi juga sukar diselesaikan oleh teori ini. Di samping itu, impak mengenai perubahan mendadak terhadap persekitaran yang mana boleh mengubah sepenuhnya landskap pada hari kelmarin dan pelan tindakan yang menjadi tidak relevan pada masa hadapan. Akhir sekali, teori ini tidak menitikberatkan tentang isu kemanusiaan. Manusia hanya menetapkan matlamat setiap tahun atau dalam sesuatu jangka masa tetapi tidak melaksanakannya.
Teori Pengurusan Matlamat dapat digunakan di sekolah untuk mencapai keperluan dalam penilaian. Penilaian dalam sesebuah sekolah amat penting untuk mengetahui sama ada organisasi tersebut berjaya untuk merealisasikan matlamat atau tidak. Keperluan dalam penilaian memerlukan pengumpulan data-data dari organisasi sekolah iaitu guru-guru dan data dari golongan yang berkenaan. Di dalam proses untuk mendapatkan maklumat atau data, salah satu jangkaan awal ialah semua perkara yang diperlukan untuk penilaian akan dilihat dapat memudahkan lagi pengurusan matlamat. Pada asasnya, pengurusan yang baik adalah perkara utama dalam penyediaan matlamat dan fokus. Namun pengurusan yang baik ini tidaklah semudah yang dijangkakan. Ini disebabkan oleh sumber rujukan untuk memenuhi keperluan penilaian adalah terhad dan sukar diperolehi. Keputusan harus dibuat untuk mengenalpasti bagaimana pengumpulan data itu dapat dilakukan. Pengumpulan data bagi memenuhi keperluan penilaian dapat dilakukan melalui interaksi dengan empat rujukan utama iaitu pelajar, ibu bapa, kakitangan professional dan jabatan-jabatan yang terlibat dalam pendidikan.
Banyak maklumat tentang diri pelajar boleh diperolehi melalui kad laporan peribadi yang disediakan oleh pihak pentadbiran ekolah. Rekod keputusan peperiksaan, rekod kehadiran ke sekolah, rekod disiplin dan rekod kegiatan ko-kurikulum menjadi data-data asas untuk dijadikan profil pelajar bagi kegunaan rasmi. Penyimpanan maklumat yang sistematik tentang data-data tersebut memudahkan pihak pentadbiran dapat melihat sejauhmana matlamat sekolah tersebut telah dicapai dari segi akademik dan ko-kurikulum khususnya. Dengan adanya pengumpulan maklumat yang diperlukan memudahkan penilaian dijalankan ke atas sekolah tersebut.
Pemantauan komuniti masyarakat dan ibu bapa juga dapat membantu pihak sekolah untuk untuk memberi maklum balas tentang perkembangan sekolah dan mereka ini juga merupakan komuniti penaihat bagi sekolah. Penglibatan komuniti masyarakat dan ibu bapa dalam proses penilaian sekolah dapat membantu penyelenggaraan pengurusan matlamat yang lebih baik. Perbincangan secara berterusan tentang masalah dan isu-iu berbangkit tentang sekolah dapat meninjau pretasi atau kualiti yanag dicapai oleh sesebuah sekolah. Contohnya, kehadiran ibu bapa dalam Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) menjadi jambatan bagi para ibu bapa menyuarakan idea-idea atau sumbangsaran yang berguna untuk meningkatkan kualiti sekolah.
Di samping itu, kakitangan profesional sekolah juga merupakan sumber utama maklumat bagi memenuhi keperluan penilaian matlamat sekolah. Pemantauan mengenai pengajaran dan gerak kerja kurikulum merupakan pemantauan utama yang dibuat tentang pelajar. Pemantauan kakitangan tersebut atau pun proses penyelesaian masalah adalah berguna bagi memenuhi keperluan penilaian. Contohnya, mesyuarat pihak pentadbiran diadakan untuk memberi sumbangsaran tentang topik-topik untuk meningkatkan kualiti sekolah bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Segelintir pihak pentadbiran pusat di peringkat daerah akan terlibat dalam pengumpulan maklumat jika pihak tersebut mengamalkan Teori Pengurusan Matlamat. Ahli jawatankuasa dalam sesebuah sekolah, badan-badan dalam Jabatan Pendidikan, Jabatan Pendidikan, dan agensi-agensi yang berkaitan akan tampil ke hadapan untuk menjadi ahli sokongan rasmi secara berterusan. Selain itu, penilaian khusus tentang sekolah dapat dibuat melalui penyampaian anugerah yang berprestij. Pemilihan ekolah bagi menyertai pencalonan anugerah berprestij dibuat melalui kriteria yang ditetapkan seperti kualiti pencapaian akademik dan ko-kurikulum serta pengurusan sekoah yang sistematik. Contohnya, Anugerah Sekolah Harapan Negara diberikan kepada sekolah yang dapat mencapai prestasi kurikulum dan ko-kurikulum selari dengan garis panduan yang diberikan.
Setelah penilaian yang diperlukan selesai dianalisis barulah matlamat atau pelan sekolah dibentuk semula. Pembentukan semula ini adalah hasil dari penilaian yang telah dijalankan bagi aspek-aspek tertentu yang ingin ditingkatkan lagi. Penilaian yang dibuat ini dapat mengukur sama ada matlamat terdahulu itu mempunyai potensi untuk dicapai atau sebaliknya. Ini disebabkan oleh penetapan matlamat yang kabur dan tidak mempunyai garis panduan yang tertentu. Contohnya, jika penilaian yang dilakukan menunjukkan terdapat kelemahan dalam penggunaan kemudahan teknologi maklumat maka pendekatan yang lain cuba diaplikasikan bagi mengatasi kelemahan tersebut. Sejajar dengan ini, matlamat sekolah dapat dilihat sama ada berjaya atau tidak setelah penilaian yang dijalankan.

PENUTUP
Hasil perbincangan di atas menunjukkan bahawa pengurusan organisasi yang sistematik dapat menentukan kejayaan matlamat ataupun sebaliknya. Matlamat yang jelas dapat memberi panduan kepada organisasi sekolah untuk mengatasi segala kelemahan yang timbul dan berusaha untuk meningkatkan kualiti sekolah yang sedia ada. Namun, penglibatan semua anggota organisasi dalam mencapai matlamat yang disasarkan amat penting untuk memastikan kualiti dalam pengurusan matlamat yang lebih tinggi lagi. Aplikasi Teori Pengurusan Matlamat dalam organisasi sekolah mempunyai kebaikan dan kelemahannya. Maka, organisasi sekolah berhak untuk menggunakan sepenuhnya atau sebaliknya.




Rujukan:
Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996). Pengenalan Pentadbiran Pendidikan. Terjemahan Abdul Rahman Md. Ariff, Zaidatol Akmaliah Lope Pihie & Habibah Elias.Universiti Putra Malaysia: Selangor
Ubben C.G, & Hughes W. L,.(1992). The Principal: Creative Leadership for Effective Schools.2nd Ed. Allyn and Bacon: United States of America.
http://en.wikipedia.org/wiki/Management_by_objectives. Dimuat turun pada 30 Julai 2007, 2.30 pm.
Wan Mohd Zahid Mohd Nordin, (1992) Nurin Enterprise: Kuala Lumpur
Kamus Dewan Edisi Ketiga, (1994) Dewan Bahasa dan Pustaka: Kuala Lumpur