Pengurusan VS Pentadbiran Pendidikan.
1.0 PENGENALAN
Dalam institusi pendidikan, pentadbiran dan pengurusan merupakan bahagian yang besar dalam sesebuah organisasi dan tidak boleh di pisahkan. Kedua-dua bahagian ini sangat penting di dalam usaha untuk menegak dan mengukuhkan lagi sesebuah badan organisasi. Tanpa salah satu bahagian ini, maka sesebuah organisasi yang wujud tidak akan lengkap, bermasalah dan tidak bertahan lama. Organisasi seperti sekolah memerlukan pengurusan dan pentadbiran yang kuat agar mampu mencapai objektifnya yang tersendiri. Namun demikian, terdapat sesetengah orang yang kurang jelas akan maksud dan konsep sebenar mengenai pengurusan dan pentadbiran disebabkan oleh pemahaman secara kasar yang mana kedua-dua bahagian ini hampir mempunyai maksud yang sama. Dalam organisasi yang berorientasikan fungsi perkhidmatan, pengurusan merupakan sebahagian daripada pentadbiran tetapi bagi institusi swasta yang mementingkan keuntungan, pentadbiran merupakan sebahagian daripada pengurusan, kerana ia lebih kepada pencapaian matlamat organisasi melalui penggunaan sumber-sumber secara ekonomi.
Membuat keputusan merupakan satu aktiviti tertentu yang dilakukan oleh pihak pengurusan sedangkan pihak pentadbiran menjalankan tugas-tugas rutin yang tidak menumpukan kepada kepentingan membuat keputusan. Justeru itu, saya ingin mengongsikan definisi sebenar pengurusan dan pentadbiran dalam sistem pendidikan melalui pembacaan terhadap beberapa buku.
2.0 PERBEZAAN ANTARA KONSEP PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN
Menurut Newman (1963), dalam bukunya yang bertajuk Administrative Action, beliau mendefinisikan pentadbiran sebagai satu bimbingan, kepimpinan dan kawalan daya usaha kumpulan pekerja kearah pencapaian matlamat. Bagi Walker (1977), mendefinisikan pentadbiran sebagai satu proses untuk menyelaraskan aktiviti-aktiviti organisasi melalui pembentukan matlamat dan polisi dan menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapainya. Campbell (1983) pula, dalam bukunya Introduction to Educational Administration, mendefinisikan pntadbiran pendidikan sebagai pengurusan sesebuah institusi pendidikan untuk mempertingkatkan mutu pengajaran dan pembelajaran.
Definisi-definisi di atas memberikan satu unsur penting iaitu ‘kakitangan’. ‘kakitangan’ merupakan orang yang ditadbir. Selain itu, terdapat juga unsur ‘pencapaian matlamat organisasi’. Sebagai seorang pendidik yang telah lama berkecimpung dalam bidang pendidikan, saya telah memahami satu konsep mengenai pentadbiran yang mempunyai tanggungjawab untuk mempengaruhi tingkah laku kakitangan atau orang bawahan. Hal ini selaras dengan usaha sesebuah organisasi kearah pencapaian matlamat. Seperti yang dinyatakan oleh Newman dan Walker melalui definisi pentadbiran, didapati bahawa pihak atasan merupakan pembuat polisi dan menentukan matlamat organisasi. Seterusnya, mari kita lihat pula definisi- definisi yang diberikan oleh beberapa lagi penulis buku yang telah menjalankan kajian terhadap maksud pengurusan.
Menurut Denyer (1977), pengurusan ialah proses mengarah dan mengawal sesuatu institusi yang melibatkan perancangan dan pengarahan terhadap tugas-tugas kakitangan. Dalam masa yang sama, ia juga merupakan arahan dan kawalan kepada empat factor, iaitu manusia, kewangan, bahan mentah dan alatan. Bagi Thierauf (1977) dalam bukunya yang bertajuk Management Principles and Practices: A Contingency and Questionnaire Approach, pengurusan ialah satu proses yang menempatkan input organisasi melalui perancangan, pengelolaan, pengarahan dan pengawalan bagi menghasilkan output (barangan dan perkhidmatan) yang diingini oleh pelanggan supaya matlamat organisasi tercapai. Stoner (1984) dalam Management, menyatakan pengurusan sebagai satu proses untuk merancang, mengelola, mengarah dan mengawal daya usaha ahli-ahli organisasi dan pengurusan sumber-sumber organisasi yang lain untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditentukan.
Melalui definisi-definisi pengurusan itu, tidak terdapat banyak perbezaannya dengan maksud pentadbiran. Cuma yang membezakan ialah, pengurusan lebih menekankan kepada input organisasi iaitu barangan dan perkhidmatan. Pengurusan merupakan satu cara untuk mencapai matlamat melalui pengendalian input yang terdiri daripada kakitangan, kewangan, bahan mentah dan teknologi. Input-input ini penting kerana diperlukan untuk mencapai matlamat. Terdapat beberapa faktor penting yang diperlukan bagi mencapai matlamat dalam pengurusan. Antaranya ialah perancangan, pengelolaan, pengarahan dan pengawalan daya usaha kakitangan kearah perlaksanaan tugas yang cekap dan efektif.
Konsep sekolah ialah sebagai satu sistem yang bertujuan untuk mencapai
matlamat pendidikan tertentu. Konsep ini dikenali sebagai purposif. Konsep sekolah sebagai satu sistem yang purposif mengambil kira bagaimana ia menyebarkan khidmat pendidikannya kepada para pengguna. Selain itu, ia juga mengambil kira bagaimana untuk ia menyediakan peluang bagi ahli-ahlinya mencapai kepuasan melalui kerja-kerja yang mereka lakukan. Bagi memahami sistem sesebuah sekolah, yang juga dikenali sebagai organisasi sosial, adalah penting bagi setiap pendidik untuk mempunyai pengetahuan asas mengenai konsep dan fungsi pengurusan.
Memiliki pengetahuan adalah penting bagi seseorang guru besar atau pengetua untuk membimbingnya selain memainkan peranannya sebagai seorang pentadbiran dan pengurus sesebuah organisasi di sekolah. Oleh kerana guru-guru dan kakitagan merupakan am merupakan sumber utama dalam sistem pentadbiran sekolah, dan tingkah laku mereka mempengaruhi keberkesanan sekolah, maka satu corak pentadbiran yang tersusun dan teratur diperlukan untuk memudahkan pengetua membimbing mereka bagi mempertingkatkan mutu pengajaran-pengajaran.
3.0 KEPENTINGAN PENDIDIKAN BERPUSAT
Pendidikan berpusat adalah amat penting dalam organisasi pendidikan yang berbilang kaum dan bangsa di Malaysia. Keseragaman sistem berpusat memberikan banyak kebaikan kepada tenaga-tenaga pengajar khususnya, para pelajar yang menerima sistem yang sama, dan masyarakat amnya. Setiap organisasi perlu dikelolakan dengan rapi, sempurna dan teratur. Ini membolehkan kakitangannya dapat berhubung dan bertindak satu sama lain bagi mencapai matlamat pendidikan yang telah ditentukan selaras dengan falsafah pendidikan Negara.
Pemahaman konsep-konsep pentadbiran seperti satu ketua, keselarasan tujuan, keselarasan arahan, penyerahan autoriti dan tanggungjawab, pengkhususan, bidang kawalan, kestabilan dan fleksibiliti, keselamatan kerjaya dan polisi personel dapat membantu mempertingkatkan keberkesanan pentadbiran dan pengurusan sekolah. Konsep-konsep pentadbiran dan pengurusan ini sekaligus membawa kepada pemusatan sistem organisasi pendidikan di seluruh sekolah di Malaysia. Keseragaman ini membolehkan integrasi di kalangan sekolah rendah, sekolah menengah, sekolah rendah jenis kebangsaan serta teknik dan vokasional dapat bernaung di bawah satu pemerintahan yang adil dan menekankan permasalahan yang berlaku serta berusaha untuk membantu memperbaiki kekurangan di setiap sekolah berkenaan.
Seperti yang kita sedia maklum, Negara Malaysia terdiri daripada penduduk yang berbilang kaum dan bangsa. Justeru, banyak sekolah telah dibina bagi mengkhususkan penduduk yang berbangsa bukan melayu agar dapat menikmati kebebasan mempelajari bahasa sendiri iaitu, mereka yang berbangsa Cina dan India. Keistimewaan ini hanya boleh di lihat di Malaysia kerana memiliki sistem pendidikan yang amat berbeza dengan Negara luar. Hal ini disebabkan oleh faktor sejarah di mana kita sendiri ada mempalajarinya sewaktu di sekolah menengah mahupun di peringkat institusi pengajian tinggi (IPTA). Namun demikian, kelainan ini memberikan satu kata putus, di mana sistem psndidikan yang diadakan di Malaysia berbentuk sistem berpusat. Dengan kata lain, semua sekolah di negara ini termasuk sekolah jenis kebangsaan, hanya berpusat kepada satu sistem sahaja. Sebagai contoh, mata pelajaran yang di ajar mestilah seragam di seluruh sekolah kecuali kepada sekolah yang mempelajari bahasa tertentu seperti bahasa Cina dan bahasa Tamil. Sungguhpun demikian, mengikut kepada sistem pendidikan berpusat, semua sekolah adalah diwajibkan untuk mempelajari bahasa Melayu kerana bahasa Melayu merupakan bahasa rasmi di Malaysia.
Sesebuah organisasi di sekolah yang mahu diubah haruslah terlebih dahulu mendapatkan persetujuan daripada pihak atasan yang kemudiannya membawa hal itu kepada pusat utama pendidikan di Malaysia. Dengan itu, sesebuah sekolah tidak boleh untuk menukar pentadbirannya kepada bentuk yang lain sekiranya tidak mendapat pengesahan dan persetujuan daripada jabatan pendidikan.
Terdapat beberapa kepentingan dan kebaikan terhadap sistem pemusatan pendidikan di Malaysia.
3.1 Satu Ketua
Sesebuah organisasi sekolah akan lebih berkesan pentadbiran dan pengurusannya
sekiranya memiliki satu ketua sahaja yang berfungsi untuk memberikan arahan. Satu ketua bermakna akan adanya satu pusat penyelarasan untuk kesemua aktiviti pentadbiran yang dijalankan. Seperti yang kita sedia lihat, di mana-mana sekolah, ramai ketua di peringkat unit, bahagian atau panitia. Namun demikian, salah seorang daripada mereka mesti menjadi agen penyelarasan dan selalunya ‘pengetua’ yang akan memainkan peranan ini. Sekiranya ianya tidak wujud, maka sistem pentadbiran dan pengurusan akan menjadi kucar-kacir. Semua ketua di setiap unit akan mahu menjadi ketua malah ada yang langsung tidak menjalankan tugas. Ini akan memberikan banyak masalah contohnya, sekolah tidak akan dapat mencapai matlamat kerana setiap unit akan membawa hal sendiri tanpa penyelarasan aktiviti. Oleh itu, konsep ‘satu ketua’ adalah amat penting untuk dijalankan dan diamalkan di sekolah kerana jumlah pekerja yang semakin ramai. Menurut Follet (1924), dalam bukunya, penyelarasan sememangnya penting untuk menjamin hubungan yang harmoni dan dapat menghasilkan organisasi yang berkesan. Konsep satu ketua akan menjamin keselarasan dan penyempurnaan matlamat.
3.2 Keselarasan Matlamat
Sewaktu mula-mula menjadi kakitangan di sesebuah organisasi, seseorang itu tentu tidak tahu secara menyeluruh mengenai dan tidak memahami matlamat organisasi itu dengan jelas. Oleh itu, peranan pengetua adalah sangat penting bagi menentukan matlamat sekolah dengan jelas agar tenaga pekerjanya mempunyai matlamat bersama tanpa adanya percanggahan. Tenaga pekerja amat diperlukan bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi.
Amalan penyelarasan maklumat di sekolah adalah sangat penting bagi meningkatkan kualiti organisasi. Sekolah merupakan organisasi social yang berfungsi untuk mendidik, melatih dan mengawal murid-murid. Terdapat dua faktor yang telah dirumuskan dalam matlamat pendidikan di Malaysia. Pertama ialah, melahirkan tenaga rakyat jangka panjang dan pendek yang diperlukan Negara. Bagi matlamat yang kedua iaitu menghasilkan satu masyarakat yang bersatu padu, berdisiplin dan terlatih. Matlamat pendidikan boleh difahami dengan lebih lanjut melalui falsafah pendidikan Negara. Falsafah ini dijadikan sebagai satu amalan dan matlamat para pendidik agar sentiasa bersatu dalam apa jua aktiviti.
3.3 Keselarasan Arahan
Pendidikan berpusat boleh diamalkan melalui penyelarasan arahan. Ini bermakna, setiap kakitangan mesti mengetahui siapa yang bertanggungjawab ke atasnya semasa menjalankan tugas. Penentuan tugas adalah penting. Sekiranya terdapat kakitangan yang gagal untuk memahami tugasnya, produktivitinya tidak akan dapat dijamin kerana kakitangan ini dianggap sebagai tidak bersemangat dan tidak bersungguh-sungguh dalam menjalankan tanggungjawab sebagai pendidik.
Sesungguhnya amat penting bagi pendidikan pusat untuk mengeluarkan arahan agar dapat diikuti oleh semua sekolah. Hal demikian membolehkan sistem organisasi teratur apabila terdapat pihak atasan yang lebih berkuasa dan berhak untuk menentukan sistem organisasi di sesebuah sekolah. Sekiranya perubahan berlaku kepada sesebuah sekolah, maka seluruh sekolah yang lain akan turtu diberi arahan untuk melakukan perubahan kearah mencapai matlamat pendidikan. Begitu juga halnya dengan tugas. Apabila seseorang kakitangan itu diberikan tugas, maka dia hendaklah tahu untuk melaksanakan tugasan tersebut dengan cekap dan berkesan. Oleh itu, dengan adanya struktur kuatkuasa dan tanggungjawab yang jelas, kelancaran atau kelicinan kerja akan diperoleh.
3.4 Penyerahan Autoriti dan Tanggungjawab
Penyerahan autoriti dan tanggungjawab juga penting dan perlu bagi sistem pendidikan berpusat yang dilaksanakan di Malaysia. Keberkesanan sesebuah sekolah sebagai satu organisasi akan lebih berjalan dengan licin sekiranya ada ketua yang menjadi wakil autoriti bagi kakitangan tersebut. Di sesebuah organisasi sekolah, pengetua memainkan peranan yang penting. Apabila seorang pengetua menyerahkan sesuatu tanggungjawab kepada seseorang guru, dia hendaklah juga menyerahkan autoriti yang diperlukan untuk menyiapkan tugas itu. Sesudah tugas itu diserahkan kepada guru berkenaan, penyelia akan tetap mempunyai kaitan dengan tugas itu, kerana pengetua masih bertanggungjawab untuk menjelaskan kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan jika terdapat sebarang kelemahan atau kesilapan guru dalam melaksanakan tugas yang diberi. Konsep ini disebut sebagai akauntabiliti. Adalah wajib bagi semua ahli organisasi supaya memberikan laporan kepada ketuanya mengenai keseluruhan prestasi tugasnya, tanpa mengira tugas itu telah diserahkan kepada orang bawahan untuk menyempurnakannya atau tidak. Justeru, sangat penting dalam sebuah sekolah untuk adanya wakil dalam menyerahkan satu-satu tugas mahupun tanggungjawab tertentu.
3.5 Bidang Kawalan
Bidang ini membawa maksud bahawa setiap ketua mestilah mempunyai satu bidang kawalan yang terdiri daripada beberapa orang kakitangan. Kakitangan ini mestilah mampu mentadbirnya secara langsung. Jenis-jenis organisasi dalam bidang kawalan ini akan menentukan jumlah tenaga pekerja. Bidang kawalan ini sangat penting kerana terdapatnya keadaan yang semakin mencabar. Pengaruh-pengaruh faktor seperti masa, tenaga, pengetahuan dan kebolehan menjadi cabaran bagi sesetengah tenaga pengajar yang baru memulakan karier sebagai pendidik. Tugas pengetua di sekolah ialah untuk menyelia dan memerhati tugas sebilangan guru sahaja. Pengetua tidak perlu menyelia semua guru kerana yang selebihnya boleh diserahkan kepada penolong kanan atau ketua-ketua unit tertentu. Menurut L. Gulick (1937) dalam bukunya yang bertajuk Case Studies in School Administration, jumlah kakitangan di bawah bidang kawalan seorang ketua adalah dalam lingkungan tiga sehingga dua belas orang.
3.6 Kestabilan dan Fleksibiliti
Pendidikan berpusat mengamalkan konsep kestabilan dan fleksibiliti. Konsep ini dapat membantu untuk meningkatkan keberkesanan organisasi. Pembentukan dasar, peraturan dan polisi akan menyebabkan organisasi itu menggunakannya terlebih dahulu untuk beberapa waktu bagi melihat hasilnya. Organisasi yang kerap kali mengubah polisi dan programnya dianggap sebagai organisasi yang tidak stabil. Setiap program atau polisi yang digubal dan dirancang dengan baik hendaklah diberikan tempoh percubaan yang cukup. Dengan berbuat demikian, maka segala kelemahan akan dapat diperbaiki.
3.7 Keselamatan dan Kesejahteraan
Konsep ini amat perlu dalam setiap organisasi. Dengan adanya keselamatan dan kesejahteraan, maka adanya jaminan kerjaya untuk setiap kakitangan. Walaupun setiap pekerja mempunyai pelbagai keperluan tetapi keperluan untuk kerjaya yang terjamin adalah sejagat. Dengan adanya matlamat untuk mempunyai kerjaya yang terjamin, banyak persatuan tidak formal di tempat kerja akan ditubuhkan. Pertubuhan seperti ini boleh menyuarakan pendapat dan pandangan masing-masing mengenai kedudukan mereka dalam organisasi. Mereka boleh diwakili oleh seseorang yang akan dianggap sebagai ketua. Maka, segala masalah dapat di selesaikan dengan baik.
3.8 Dasar Personel
Dengan adanya sistem pendidikan berpusat, dasar personel yang diwujudkan amat penting bagi menentukan pengambilan dan perlantikan pekerja yang berkebolehan. Dasar personel juga bertujuan untuk melatih dan membimbing tenaga pengajar yang kurang berpengalaman, menyingkirkan yang tidak berminat,dan menyediakan ganjaran-ganjaran yang setimpal dengan daya usaha seorang guru. Konsep ini boleh menghasilkan prestasi guru yang bermutu dan berkelayakan, hasil kerja yang diharapkan akan diperoleh dan menjadi lebih berkesan dan cekap.
Bagi meningkatkan produktiviti pekerja yang kurang pengalaman ke tahap maksimum, latihan akan diberikan berdasarkan tahap kebolehan dan kelemahan mereka. Terdapat juga pekerja-pekerja yang malas dan tidak berkemampuan untuk menjalankan tugas yang diberi. Oleh itu, mereka akan dipecat dan akan wujud kumpulan pekerja yang terdiri daripada ahli-ahli yang mahu bekerjasam, taat setia dan ikhlas dalam menyempurnakan tugas. Pemantauan akan dijalankan secara mengejut bagi memastikan setiap guru melaksanakan tanggungjawabnya dengan sempurna. Penilaian turut dilakukan untuk menilai keberkesanan sistem organisasi sekolah terhadap sistem pengajaran dan pembelajaran di bilik darjah. Setiap guru wajib memiliki buku laporan sebagai bukti bahawa segala tugas dijalankan dengan terancang dan teratur.
3.9 Penilaian
Mengikut sistem pendidikan berpusat, penilaian yang dijalankan hendaklah diadakan bukan sahaja ke atas daya pengeluaran tetapi juga ke atas pergerakan organisasi itu sendiri. Sekiranya sesuatu aktiviti itu dijalankan tanpa penilaian, maka ia akan dianggap sebagai tidak berfungsi. Menurut Kimbrough dan Nunnery (1976) dalam buku mereka Educational Administration; An Introduction, maklum balas adalah satu alat kawalan yang amat penting dan diperlukan untuk membuat penyesuaian yang spontan. Sebagai contoh, ibu bapa dan masyarakat memberi maklum balas terhadap persekitaran sekolah. Dengan demikian, mereka dapat membantu sekolah itu untuk menjadi lebih berkesan. Maklum balas ini adalah alat kawalan yang menentukan prestasi sebenarnya berbanding dengan prestasi yang dijangkakan.
Konsep-konsep ini membantu organisasi mempertingkatkan mutu pentadbiran dan pengurusan sekolah. Ianya diaplikasikan oleh semua sekolah yang mempunyai matlamat berlandaskan falsafah pendidikan Negara. Secara pandangan mata kasar, ia seolah-olah memaksa semua institusi untuk mengaplikasikannya, namun, ia bergantung kepada ketua organisasi tersebut. Melalui kaedah ini, ia amat senang dan mudah kerana perselisihan antara kakitangan atau organisasi akan dapat dikurangkan. Hal ini disebabkan oleh sistem pendidikan berpusat, di mana arahan diterima oleh pihak atasan dan sebagai kakitangan bawahan, kita hanya mengaplikasikannya. Sekiranya tidak ada arahan daripada pihak atasan, maka organisasi akan bertindak lebih untuk menjadi ketua kepada semua organisasi yang lain. Pendek kata, dengan adanya sistem pendidikan berpusat, pemberian atau ganjaran terhadap semua organisasi sekolah adalah sama, yang membezakan hanyalah tahap penerimaan dan tindak balas yang diberikan.
Seperti yang kita sedia maklum, struktur autoriti dalam sistem pendidikan kita sememangnya berdasarkan kepada peraturan-peraturan dan undang-undang tertentu, yang menentukan siapa mengawal kita dan kita mengawal siapa. Dengan lebih jelas, sistem organisasi adalah seperti di bawah;
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
PEJABAT PENDIDIKAN NEGERI
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
SEKOLAH/ PENGETUA
GURU-GURU
Rajah 1 Struktur Sistem Organisasi Pendidikan di Malaysia
Konsep keselarasan arahan hanyalah sebagai penerima arahan sahaja. Sebagai contoh, seseorang kakitangan yang menerima banyak arahan dan sumber akan menjadi keliru. Lantaran itu, dia akan menjadi tidak cekap dan tidak bertanggungjawab. Dalam pentadbiran sekolah, konsep bidang kawalan adalah penting dan wajar digunakan di setiap sekolah. Pentingnya mempuyai penolong kanan dan ketua-ketua unit atau bidang kerana bidang kawalan untuk pengetua menjadi kurang. Oleh itu, pengetua dapat menentukan jumlah guru-guru yang bertanggungjawab terus kepada ketua masing-masing. Sistem ini juga dikenali sebagai sistem organisasi berpusat.
Pendidikan Malaysia memiliki struktur autoriti yang berbentuk hierarki. Justeru, konsep bidang kawalan dan keselarasan arahan ini memang wujud. Ini disebabkan oleh aliran autoriti yang bermula dari pihak Kementerian Pendidikan. Justeru, aliran ini mengalir terus kepada guru-guru. Sekolah-sekolah di Malaysia ditubuhkan berdasarkan polisi, prosedur dan peraturan yang termaktub dalam Kementerian Pendidikan. Maka sebab itulah pemilihan kakitangan, konsep pekerja yang berkebolehan juga ditentukan. Sungguhpun demikian, setiap sekolah yang dikawal oleh satu peraturan, pengetua haruslah menggunakan fakta dan sebab terjadinya keputusan yang dibuat tanpa mengamalkan ciri-ciri birokrasi dengan sepenuhnya.
4.0 KESIMPULAN
Di Negara Malaysia, terdapat banyak jenis sekolah seperti yang telah dinyatakan
pada awal topik pengenalan. Ianya termasuklah sekolah rendahk (SRK), Sekolah menengah kebangsaan (SMK), dan sekolah jenis kebangsaan Cina, India serta sekolah Teknik dan Vokasional. Kepelbagaian penduduk di Malaysia telah mewujudkan corak pentadbiran dan pengurusan yang berlainan di setiap jenis sekolah. Sebagai contoh, terdapat sekolah wawasan yang dibina dengan tujuan mengeratkan pertalian dari segi perkauman di Malaysia. Hal ini memberikan kesan yang positif. Sungguhpun corak pentadbiran dan pengurusan yang berlainan, kerajaan amat bijak menyelesaikan masalah yang tidak dapat dikawal seperti monopoli kuasa oleh sesetengah pihak. Dengan adanya Kementerian Pendidikan di Malaysia, sistem pentadbiran dan pengurusan telah diseragamkan. Sebagai contoh, baru-baru ini, pihak tersebut dengan sebulat suara melancarkan masa pengajaran dan pembelajaran tamat pada pukul tiga setiap hari. Dengan adanya arahan seperti ini, maka seluruh Jabatan Pendidikan di setiap daerah wajib melaksanakannya di semua sekolah. Justeru, sistem pemusatan pendidikan amatlah penting, terutamanya di Negara kita yang berbilang kaum. Selain daripada memudahkan sistem pentadbiran dan pengurusan Negara, ia juga dapat memulihara hubungan antara kaum dan dapat mengelakkan sebarang perebutan kuasa di kalangan pendidik.
Thursday, April 14, 2011
Teori pengurusan
Teori Pengurusan Matlamat
Terangkan Teori Pengurusan Matlamat (MBO). Sejauhmanakah keupayaan Teori Pengurusan Matlamat ini dapat digunakan dalam sesebuah organisasi sekolah.
PENGENALAN
Terdapat pelbagai definisi pengurusan. Menurut Kamus dewan (1994) pengurusan bermaksud perihal mengurus sesuatu. Menurut Denyer (1977) pengurusan mengarah dan mengawal organisasi melibatkan pengarahan dan perancangan tugas staf. Thierauf (1977) pula pengurusan adalah proses menempatkan input organisasi melalui 4P iaitu perancangan, pengelolaan, pengarahan, dan pengawalan bagi menghasilkan output seperti ditetapkan oleh organisasi.
Matlamat pula menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994) bermaksud sasaran atau sesuatu tujuan yang hendak dicapai. Wan Mohd Zahid (1992) menyatakan matlamat organisasi boleh dibahagikan kepada dua bentuk iatu matlamat am dan matlamat khusus. Matlamat am ialah suatu penyataan rangka bidang keinginan yang luas yang mengandungi hasrat-hasrat am. Matlamat khusus pula adalah matlamat yang konkrit. Matlamat khusus ini mendapat petunjuk daripada matlamat am dan dengan berpandukan pada matlamat am dapatlah di bina matlamat khusus.
TEORI PENGURUSAN MATLAMAT (MBO)
Pengurusan sesebuah organisasi adalah amat penting untuk dititikberatkan khususnya di dalam bidang pendidikan. Pengurusan adalah suatu amalan yang dijalankan oleh pelbagai organisasi. Pengurusan yang sistematik akan meningkatkan lagi tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah tersebut. Menurut Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996), sesebuah organisasi sekolah mempunyai sifat-sifat termasuklah matlamat, teknologi, pembahagian tenaga kerja, pusat kuasa dan persekitaran. Sifat-sifat ini menunjukkan bahawa sesebuah organisasi dapat ditakrif sebagai sekumpulan manusia yang bekerja untuk mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dalam suasana yang tertentu. Sekolah bermula dari oraganisasi yang mudah iaitu dengan seorang guru, sekumpulan kanak-kanak dan ibu bapa dengan harapan yang sama.
Matlamat adalah amat penting dan menjadi panduan kepada organisasi khususnya sekolah. Dalam pengertian yang sangat umum, ia memberikan sebab-sebab bagi kewujudan seebuah organisasi itu. Walaupun matlamat memberi identiti dan arah kepada organisasi, ia biasanya membenarkan kebebasan yang wajar dalam tingkahlaku organisasi. Namun, matlamat sekolah seringkali sangat umum sehingga ia amat kabur. Contohnya, sekolah bertanggungjawab untuk memberi pendidikan pada umur yang paling rendah dan sesuai, dan mencari serta mengenalpasti keperluan-keperluan setiap pelajar secara berterusan. Matlamat yang kabur ini akan menyukarkan peningkatan tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah. Oleh itu, seseorang pemimpin dalam sekolah sama ada guru besar atau pengetua khususnya, haruslah bijak dalam membuat pengurusan matlamat.
Pada tahun 1954, Peter Drucker telah memperkenalkan Teori Pengurusan Matlamat atau ‘Management by Objectives’ (MBO) di dalam bukunya yang bertajuk ‘ The practice of Management’. Menurut Drucker, seseorang pengarah atau pemimpin tertinggi dalam sesebuah organisasi harus mengelakkan kecelaruan dalam pengurusan yang disebabkan oleh kealpaan akan matlamat sebenar yang hendak dicapai. Teori Pengurusan Matlamat ini juga dapat dilihat sebagai teknik pengurusan struktur oleh sesebuah sistem atau organisasi. Sistem pengurusan ini akan menjadi panduan bagi unit organisasi tersebut untuk mencapai matlamat. Kemudian, ketua sesebuah organisasi yakni pengetua atau guru besar, menyeru ahli-ahli dalam organisasi tersebut agar memberikan komitmen dan kerjasama dalam menjayakan matlamat yang ingin dicapai. Dan akhirnya hasil daripada matlamat yang telah ditetapkan akan dilihat semula melalui penilaian.
Di dalam Teori Pengurusan Matlamat, terdapat beberapa konsep yang telah diilhamkan oleh Peter Drucker.Salah satu konsep utama MBO ialah semua ahli dalam organisasi haruslah menyertai proses penyusunan matlamat yang strategik untuk meningkatkan kualiti pelan yang disusun itu. Ini bermakna semua kakitangan sokongan dan guru-guru seharusnya terlibat dalam menentukan matlamat bagi sekolah.Selain itu, ketua organisasi juga harus meletakkan alat pengukur suatu sistem tindakan, yang mana membantu organisasi itu berfungsi dengan sempurna. Maka penilaian terhadap sekolah amat penting untuk melihat sama ada organisasi tersebut berjaya mencapai matlamat atau tidak.
Manakala Ubben C.G, & Hughes W. L (1992) pula mengemukakan bahawa terdapat empat elemen dalam proses MBO. Elemen pertama ialah pengurusan matlamat haruslah tetap dan prestasinya boleh diukur. Matlamat haruslah ditetapkan dalam suatu jangka masa yang lama sebelum dibuat penilaian. Kedua, penglibatan ahli-ahli organisasi di dalam penetapan matlamat haruslah menyeluruh. Ini bermakna semua anggota dalam organisasi tersebut haru melibatkan diri semasa proses penyediaan matlamat sekolah. Manakala elemen ketiga ialah sesi perbincangan mengenai prestasi matlamat haruslah diadakan secara berterusan dan akhir sekali ialah komitmen terhadap proses mencapai matlamat hendaklah berlaku di setiap tahap organisasi tersebut.
Menurut Wan Mohd Zahid (1992) terdapat lima aspek pengurusan. Pertama, pengurusan bererti menentukan matlamat. Tindakan menentukan matlamat adalah agenda pertama kepada pengurusan kerana matlamat memberi arah dan haluan kepada organisasi dan anggota-anggota di dalamnya. Organisasi yang tidak mempunyai matlamat adalah seperti sebuah kapal yang tidak bermatlamat, belayar tanpa haluan.
Keduanya, pengurusan bererti perancangan, iaitu merencang bagaimana matlamat yang telah dilaksanakan dapat dicapai. Matlamat adalah penting kepada perancangan kerana tanpanya kerja perancangan tidak dapat dilaksanakan.
Ketigaanya, pengurusan bererti menyelenggarakan sumber-sumber yang ada dengan cara yang berkesan. Sumber-sumber yang ada di dalam organisasi ialah tenaga manusia, masa dan barangan. Sumber-sumber ini hendaklah diselenggarakan dengan baik bagi mengelakkan pembaziran. Antara sumber-sumber yang harus diselenggarakan dengan penuh hati-hati ialah tenaga manusia kerana sumber ini paling sensitive. Penyelenggaraan yang baik terhadap sumber tenaga manusia ini boleh meningkatkan produktiviti dan akan menguntungkan organisasi.
Keempatnya, pengurusan bererti mengawal proses untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi ini adalah penting kerana jikalau proses ataupun cara bagi mencapai matlamat organisasi tidak dikawal dengan baik, sudah tentu hasil pengeluaran organisasi akan terjejas.
Kelimanya, pengurusan bererti meletakkan standard ( piawai ) tertentu untuk mengawal mutu. Aspek ini penting pada pengurusan sebagi ukuran bagi menilai segala aspek yang berlaku di dalam organisasi, baik dari segi kerja yang dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi, mahupun dari segi mutu pengeluaran yang dihasilkan.
Kelima-lima aspek pengurusan ini saling bergantung antara satu sama lain. Perancangan tanpa matlamat, misalnya, akan menjadikan sesuatu aktiviti tidak munasabah. Demikian juga dengan aspek kawalan mutu, penentuan piawai dan penyelenggaran sumber. Semuanya bergantung antara satu sama lain. Bagaimanapun perkara pokok kepada semua ini adalah titik tolak utama kepada aspek pengurusan yang lain. Tanpa matlamat, aspek lain tidak dapat berfungsi dengan bermakna.
Bagi organisasi yang mempunyai pengurusan yang baik kita akan dapati kelima-lima aspek ini berhubungkait dalam sesuatu keseluruhan yang seimbang dan harmoni. Inilah ciri utama bagi organisasi dan pengurusan yang sempurna. Antara sifat-sifat unggul organisasi ialah produktiviti yang tinggi, bermutu dan cemerlang. Semuanya dihasilkan oleh barisan pekerja yang bersemangat tinggi, bermotivasi dan mempunyai komitmen tinggi terhadap kerja. Mereka memanifestasikan etika kerja yang unggul. Dengan perkataan lain, mereka mempamerkan budaya kerja yang cemerlang.
Pendekatan Teori Pengurusan Matlamat mempunyai kebaikan dan kelemahan yang tersendiri. Antara kebaikan atau faedah yang diperolehi dalam teori ini ialah orang bawahan akan mengetahui sesuatu yang sepatutnya dicapai seperti yang diinginkan oleh orang atasan dengan segera, memahami tahap penilaian prestasi yang akan diukur, dan sentiasa mengetahui tentang perkembangan matlamat organisasi. Dengan kewujudan pendekatan ini di sekolah, ahli organisasi sekolah iaitu kakitangan bukan mengajar dan guru-guru khususnya dapat mencari strategi untuk mencapai sesuatu seperti yang diarahkan oleh pengetua atau guru besar. Hasil perbincangan dalam sesebuah organisasi sekolah membolehkan orang bawahan mengetahui tahap prestasi yang sudah dicapai dan memberi peluang kepada mereka untuk mengongsikan idea tentang perkembangan pencapaian matlamat. Selain itu, proses ini juga mengalakkan pihak pentadbir berinteraksi dengan kakitangannya mengenai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan sekolah, guru besar atau pengetua akan mudah mengetahui tentang isu-isu sekolah dan tahap kemajuan pelajar dengan adanya interaksi antara kalangan para guru.
Namun, teori MBO ini kadang kala tidak berfungsi seperti yang dijangkakan. Terdapat beberapa kelemahan teori ini apabila diaplikasikan dalam dunia kerja sebenar. Kelemahan utama yang dapat dilihat dalam teori ini ialah ia menekankan lebih kepada menyediakan matlamat berbanding hasil kerja pelan yang disediakan itu. Penyediaan pelan yang tepat tidak akan membawa kepada kejayaan jika tidak menggunakan pengukuran tentang pencapaian matlamat yang tertentu seperti yang dirancang. Di samping itu, teori ini juga tidak mementingkan mengenai persekitaran atau konteks di mana matlamat tersebut ditetapkan. Konteks tersebut termasuklah keterbukaan dan kualiti produktiviti. Kelemahan yang juga dapat dilihat melalui teori ini ialah ia tidak menumpukan perhatian tentang kepentingan untuk menyelesaikan masalah dan isu-isu yang dihadapi seperti biasa untuk mencapai matlamat. Ia tidak dapat mencakupi masalah mengenai kekurangan sumber untuk penyediaan dan kaedah pengurusan matlamat. Masalah peningkatan beban dalam pengurusan mengenai cabaran informasi organisasi juga sukar diselesaikan oleh teori ini. Di samping itu, impak mengenai perubahan mendadak terhadap persekitaran yang mana boleh mengubah sepenuhnya landskap pada hari kelmarin dan pelan tindakan yang menjadi tidak relevan pada masa hadapan. Akhir sekali, teori ini tidak menitikberatkan tentang isu kemanusiaan. Manusia hanya menetapkan matlamat setiap tahun atau dalam sesuatu jangka masa tetapi tidak melaksanakannya.
Teori Pengurusan Matlamat dapat digunakan di sekolah untuk mencapai keperluan dalam penilaian. Penilaian dalam sesebuah sekolah amat penting untuk mengetahui sama ada organisasi tersebut berjaya untuk merealisasikan matlamat atau tidak. Keperluan dalam penilaian memerlukan pengumpulan data-data dari organisasi sekolah iaitu guru-guru dan data dari golongan yang berkenaan. Di dalam proses untuk mendapatkan maklumat atau data, salah satu jangkaan awal ialah semua perkara yang diperlukan untuk penilaian akan dilihat dapat memudahkan lagi pengurusan matlamat. Pada asasnya, pengurusan yang baik adalah perkara utama dalam penyediaan matlamat dan fokus. Namun pengurusan yang baik ini tidaklah semudah yang dijangkakan. Ini disebabkan oleh sumber rujukan untuk memenuhi keperluan penilaian adalah terhad dan sukar diperolehi. Keputusan harus dibuat untuk mengenalpasti bagaimana pengumpulan data itu dapat dilakukan. Pengumpulan data bagi memenuhi keperluan penilaian dapat dilakukan melalui interaksi dengan empat rujukan utama iaitu pelajar, ibu bapa, kakitangan professional dan jabatan-jabatan yang terlibat dalam pendidikan.
Banyak maklumat tentang diri pelajar boleh diperolehi melalui kad laporan peribadi yang disediakan oleh pihak pentadbiran ekolah. Rekod keputusan peperiksaan, rekod kehadiran ke sekolah, rekod disiplin dan rekod kegiatan ko-kurikulum menjadi data-data asas untuk dijadikan profil pelajar bagi kegunaan rasmi. Penyimpanan maklumat yang sistematik tentang data-data tersebut memudahkan pihak pentadbiran dapat melihat sejauhmana matlamat sekolah tersebut telah dicapai dari segi akademik dan ko-kurikulum khususnya. Dengan adanya pengumpulan maklumat yang diperlukan memudahkan penilaian dijalankan ke atas sekolah tersebut.
Pemantauan komuniti masyarakat dan ibu bapa juga dapat membantu pihak sekolah untuk untuk memberi maklum balas tentang perkembangan sekolah dan mereka ini juga merupakan komuniti penaihat bagi sekolah. Penglibatan komuniti masyarakat dan ibu bapa dalam proses penilaian sekolah dapat membantu penyelenggaraan pengurusan matlamat yang lebih baik. Perbincangan secara berterusan tentang masalah dan isu-iu berbangkit tentang sekolah dapat meninjau pretasi atau kualiti yanag dicapai oleh sesebuah sekolah. Contohnya, kehadiran ibu bapa dalam Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) menjadi jambatan bagi para ibu bapa menyuarakan idea-idea atau sumbangsaran yang berguna untuk meningkatkan kualiti sekolah.
Di samping itu, kakitangan profesional sekolah juga merupakan sumber utama maklumat bagi memenuhi keperluan penilaian matlamat sekolah. Pemantauan mengenai pengajaran dan gerak kerja kurikulum merupakan pemantauan utama yang dibuat tentang pelajar. Pemantauan kakitangan tersebut atau pun proses penyelesaian masalah adalah berguna bagi memenuhi keperluan penilaian. Contohnya, mesyuarat pihak pentadbiran diadakan untuk memberi sumbangsaran tentang topik-topik untuk meningkatkan kualiti sekolah bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Segelintir pihak pentadbiran pusat di peringkat daerah akan terlibat dalam pengumpulan maklumat jika pihak tersebut mengamalkan Teori Pengurusan Matlamat. Ahli jawatankuasa dalam sesebuah sekolah, badan-badan dalam Jabatan Pendidikan, Jabatan Pendidikan, dan agensi-agensi yang berkaitan akan tampil ke hadapan untuk menjadi ahli sokongan rasmi secara berterusan. Selain itu, penilaian khusus tentang sekolah dapat dibuat melalui penyampaian anugerah yang berprestij. Pemilihan ekolah bagi menyertai pencalonan anugerah berprestij dibuat melalui kriteria yang ditetapkan seperti kualiti pencapaian akademik dan ko-kurikulum serta pengurusan sekoah yang sistematik. Contohnya, Anugerah Sekolah Harapan Negara diberikan kepada sekolah yang dapat mencapai prestasi kurikulum dan ko-kurikulum selari dengan garis panduan yang diberikan.
Setelah penilaian yang diperlukan selesai dianalisis barulah matlamat atau pelan sekolah dibentuk semula. Pembentukan semula ini adalah hasil dari penilaian yang telah dijalankan bagi aspek-aspek tertentu yang ingin ditingkatkan lagi. Penilaian yang dibuat ini dapat mengukur sama ada matlamat terdahulu itu mempunyai potensi untuk dicapai atau sebaliknya. Ini disebabkan oleh penetapan matlamat yang kabur dan tidak mempunyai garis panduan yang tertentu. Contohnya, jika penilaian yang dilakukan menunjukkan terdapat kelemahan dalam penggunaan kemudahan teknologi maklumat maka pendekatan yang lain cuba diaplikasikan bagi mengatasi kelemahan tersebut. Sejajar dengan ini, matlamat sekolah dapat dilihat sama ada berjaya atau tidak setelah penilaian yang dijalankan.
PENUTUP
Hasil perbincangan di atas menunjukkan bahawa pengurusan organisasi yang sistematik dapat menentukan kejayaan matlamat ataupun sebaliknya. Matlamat yang jelas dapat memberi panduan kepada organisasi sekolah untuk mengatasi segala kelemahan yang timbul dan berusaha untuk meningkatkan kualiti sekolah yang sedia ada. Namun, penglibatan semua anggota organisasi dalam mencapai matlamat yang disasarkan amat penting untuk memastikan kualiti dalam pengurusan matlamat yang lebih tinggi lagi. Aplikasi Teori Pengurusan Matlamat dalam organisasi sekolah mempunyai kebaikan dan kelemahannya. Maka, organisasi sekolah berhak untuk menggunakan sepenuhnya atau sebaliknya.
Rujukan:
Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996). Pengenalan Pentadbiran Pendidikan. Terjemahan Abdul Rahman Md. Ariff, Zaidatol Akmaliah Lope Pihie & Habibah Elias.Universiti Putra Malaysia: Selangor
Ubben C.G, & Hughes W. L,.(1992). The Principal: Creative Leadership for Effective Schools.2nd Ed. Allyn and Bacon: United States of America.
http://en.wikipedia.org/wiki/Management_by_objectives. Dimuat turun pada 30 Julai 2007, 2.30 pm.
Wan Mohd Zahid Mohd Nordin, (1992) Nurin Enterprise: Kuala Lumpur
Kamus Dewan Edisi Ketiga, (1994) Dewan Bahasa dan Pustaka: Kuala Lumpur
Terangkan Teori Pengurusan Matlamat (MBO). Sejauhmanakah keupayaan Teori Pengurusan Matlamat ini dapat digunakan dalam sesebuah organisasi sekolah.
PENGENALAN
Terdapat pelbagai definisi pengurusan. Menurut Kamus dewan (1994) pengurusan bermaksud perihal mengurus sesuatu. Menurut Denyer (1977) pengurusan mengarah dan mengawal organisasi melibatkan pengarahan dan perancangan tugas staf. Thierauf (1977) pula pengurusan adalah proses menempatkan input organisasi melalui 4P iaitu perancangan, pengelolaan, pengarahan, dan pengawalan bagi menghasilkan output seperti ditetapkan oleh organisasi.
Matlamat pula menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994) bermaksud sasaran atau sesuatu tujuan yang hendak dicapai. Wan Mohd Zahid (1992) menyatakan matlamat organisasi boleh dibahagikan kepada dua bentuk iatu matlamat am dan matlamat khusus. Matlamat am ialah suatu penyataan rangka bidang keinginan yang luas yang mengandungi hasrat-hasrat am. Matlamat khusus pula adalah matlamat yang konkrit. Matlamat khusus ini mendapat petunjuk daripada matlamat am dan dengan berpandukan pada matlamat am dapatlah di bina matlamat khusus.
TEORI PENGURUSAN MATLAMAT (MBO)
Pengurusan sesebuah organisasi adalah amat penting untuk dititikberatkan khususnya di dalam bidang pendidikan. Pengurusan adalah suatu amalan yang dijalankan oleh pelbagai organisasi. Pengurusan yang sistematik akan meningkatkan lagi tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah tersebut. Menurut Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996), sesebuah organisasi sekolah mempunyai sifat-sifat termasuklah matlamat, teknologi, pembahagian tenaga kerja, pusat kuasa dan persekitaran. Sifat-sifat ini menunjukkan bahawa sesebuah organisasi dapat ditakrif sebagai sekumpulan manusia yang bekerja untuk mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dalam suasana yang tertentu. Sekolah bermula dari oraganisasi yang mudah iaitu dengan seorang guru, sekumpulan kanak-kanak dan ibu bapa dengan harapan yang sama.
Matlamat adalah amat penting dan menjadi panduan kepada organisasi khususnya sekolah. Dalam pengertian yang sangat umum, ia memberikan sebab-sebab bagi kewujudan seebuah organisasi itu. Walaupun matlamat memberi identiti dan arah kepada organisasi, ia biasanya membenarkan kebebasan yang wajar dalam tingkahlaku organisasi. Namun, matlamat sekolah seringkali sangat umum sehingga ia amat kabur. Contohnya, sekolah bertanggungjawab untuk memberi pendidikan pada umur yang paling rendah dan sesuai, dan mencari serta mengenalpasti keperluan-keperluan setiap pelajar secara berterusan. Matlamat yang kabur ini akan menyukarkan peningkatan tahap kualiti dan keberkesanan sesebuah organisasi sekolah. Oleh itu, seseorang pemimpin dalam sekolah sama ada guru besar atau pengetua khususnya, haruslah bijak dalam membuat pengurusan matlamat.
Pada tahun 1954, Peter Drucker telah memperkenalkan Teori Pengurusan Matlamat atau ‘Management by Objectives’ (MBO) di dalam bukunya yang bertajuk ‘ The practice of Management’. Menurut Drucker, seseorang pengarah atau pemimpin tertinggi dalam sesebuah organisasi harus mengelakkan kecelaruan dalam pengurusan yang disebabkan oleh kealpaan akan matlamat sebenar yang hendak dicapai. Teori Pengurusan Matlamat ini juga dapat dilihat sebagai teknik pengurusan struktur oleh sesebuah sistem atau organisasi. Sistem pengurusan ini akan menjadi panduan bagi unit organisasi tersebut untuk mencapai matlamat. Kemudian, ketua sesebuah organisasi yakni pengetua atau guru besar, menyeru ahli-ahli dalam organisasi tersebut agar memberikan komitmen dan kerjasama dalam menjayakan matlamat yang ingin dicapai. Dan akhirnya hasil daripada matlamat yang telah ditetapkan akan dilihat semula melalui penilaian.
Di dalam Teori Pengurusan Matlamat, terdapat beberapa konsep yang telah diilhamkan oleh Peter Drucker.Salah satu konsep utama MBO ialah semua ahli dalam organisasi haruslah menyertai proses penyusunan matlamat yang strategik untuk meningkatkan kualiti pelan yang disusun itu. Ini bermakna semua kakitangan sokongan dan guru-guru seharusnya terlibat dalam menentukan matlamat bagi sekolah.Selain itu, ketua organisasi juga harus meletakkan alat pengukur suatu sistem tindakan, yang mana membantu organisasi itu berfungsi dengan sempurna. Maka penilaian terhadap sekolah amat penting untuk melihat sama ada organisasi tersebut berjaya mencapai matlamat atau tidak.
Manakala Ubben C.G, & Hughes W. L (1992) pula mengemukakan bahawa terdapat empat elemen dalam proses MBO. Elemen pertama ialah pengurusan matlamat haruslah tetap dan prestasinya boleh diukur. Matlamat haruslah ditetapkan dalam suatu jangka masa yang lama sebelum dibuat penilaian. Kedua, penglibatan ahli-ahli organisasi di dalam penetapan matlamat haruslah menyeluruh. Ini bermakna semua anggota dalam organisasi tersebut haru melibatkan diri semasa proses penyediaan matlamat sekolah. Manakala elemen ketiga ialah sesi perbincangan mengenai prestasi matlamat haruslah diadakan secara berterusan dan akhir sekali ialah komitmen terhadap proses mencapai matlamat hendaklah berlaku di setiap tahap organisasi tersebut.
Menurut Wan Mohd Zahid (1992) terdapat lima aspek pengurusan. Pertama, pengurusan bererti menentukan matlamat. Tindakan menentukan matlamat adalah agenda pertama kepada pengurusan kerana matlamat memberi arah dan haluan kepada organisasi dan anggota-anggota di dalamnya. Organisasi yang tidak mempunyai matlamat adalah seperti sebuah kapal yang tidak bermatlamat, belayar tanpa haluan.
Keduanya, pengurusan bererti perancangan, iaitu merencang bagaimana matlamat yang telah dilaksanakan dapat dicapai. Matlamat adalah penting kepada perancangan kerana tanpanya kerja perancangan tidak dapat dilaksanakan.
Ketigaanya, pengurusan bererti menyelenggarakan sumber-sumber yang ada dengan cara yang berkesan. Sumber-sumber yang ada di dalam organisasi ialah tenaga manusia, masa dan barangan. Sumber-sumber ini hendaklah diselenggarakan dengan baik bagi mengelakkan pembaziran. Antara sumber-sumber yang harus diselenggarakan dengan penuh hati-hati ialah tenaga manusia kerana sumber ini paling sensitive. Penyelenggaraan yang baik terhadap sumber tenaga manusia ini boleh meningkatkan produktiviti dan akan menguntungkan organisasi.
Keempatnya, pengurusan bererti mengawal proses untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi ini adalah penting kerana jikalau proses ataupun cara bagi mencapai matlamat organisasi tidak dikawal dengan baik, sudah tentu hasil pengeluaran organisasi akan terjejas.
Kelimanya, pengurusan bererti meletakkan standard ( piawai ) tertentu untuk mengawal mutu. Aspek ini penting pada pengurusan sebagi ukuran bagi menilai segala aspek yang berlaku di dalam organisasi, baik dari segi kerja yang dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi, mahupun dari segi mutu pengeluaran yang dihasilkan.
Kelima-lima aspek pengurusan ini saling bergantung antara satu sama lain. Perancangan tanpa matlamat, misalnya, akan menjadikan sesuatu aktiviti tidak munasabah. Demikian juga dengan aspek kawalan mutu, penentuan piawai dan penyelenggaran sumber. Semuanya bergantung antara satu sama lain. Bagaimanapun perkara pokok kepada semua ini adalah titik tolak utama kepada aspek pengurusan yang lain. Tanpa matlamat, aspek lain tidak dapat berfungsi dengan bermakna.
Bagi organisasi yang mempunyai pengurusan yang baik kita akan dapati kelima-lima aspek ini berhubungkait dalam sesuatu keseluruhan yang seimbang dan harmoni. Inilah ciri utama bagi organisasi dan pengurusan yang sempurna. Antara sifat-sifat unggul organisasi ialah produktiviti yang tinggi, bermutu dan cemerlang. Semuanya dihasilkan oleh barisan pekerja yang bersemangat tinggi, bermotivasi dan mempunyai komitmen tinggi terhadap kerja. Mereka memanifestasikan etika kerja yang unggul. Dengan perkataan lain, mereka mempamerkan budaya kerja yang cemerlang.
Pendekatan Teori Pengurusan Matlamat mempunyai kebaikan dan kelemahan yang tersendiri. Antara kebaikan atau faedah yang diperolehi dalam teori ini ialah orang bawahan akan mengetahui sesuatu yang sepatutnya dicapai seperti yang diinginkan oleh orang atasan dengan segera, memahami tahap penilaian prestasi yang akan diukur, dan sentiasa mengetahui tentang perkembangan matlamat organisasi. Dengan kewujudan pendekatan ini di sekolah, ahli organisasi sekolah iaitu kakitangan bukan mengajar dan guru-guru khususnya dapat mencari strategi untuk mencapai sesuatu seperti yang diarahkan oleh pengetua atau guru besar. Hasil perbincangan dalam sesebuah organisasi sekolah membolehkan orang bawahan mengetahui tahap prestasi yang sudah dicapai dan memberi peluang kepada mereka untuk mengongsikan idea tentang perkembangan pencapaian matlamat. Selain itu, proses ini juga mengalakkan pihak pentadbir berinteraksi dengan kakitangannya mengenai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan sekolah, guru besar atau pengetua akan mudah mengetahui tentang isu-isu sekolah dan tahap kemajuan pelajar dengan adanya interaksi antara kalangan para guru.
Namun, teori MBO ini kadang kala tidak berfungsi seperti yang dijangkakan. Terdapat beberapa kelemahan teori ini apabila diaplikasikan dalam dunia kerja sebenar. Kelemahan utama yang dapat dilihat dalam teori ini ialah ia menekankan lebih kepada menyediakan matlamat berbanding hasil kerja pelan yang disediakan itu. Penyediaan pelan yang tepat tidak akan membawa kepada kejayaan jika tidak menggunakan pengukuran tentang pencapaian matlamat yang tertentu seperti yang dirancang. Di samping itu, teori ini juga tidak mementingkan mengenai persekitaran atau konteks di mana matlamat tersebut ditetapkan. Konteks tersebut termasuklah keterbukaan dan kualiti produktiviti. Kelemahan yang juga dapat dilihat melalui teori ini ialah ia tidak menumpukan perhatian tentang kepentingan untuk menyelesaikan masalah dan isu-isu yang dihadapi seperti biasa untuk mencapai matlamat. Ia tidak dapat mencakupi masalah mengenai kekurangan sumber untuk penyediaan dan kaedah pengurusan matlamat. Masalah peningkatan beban dalam pengurusan mengenai cabaran informasi organisasi juga sukar diselesaikan oleh teori ini. Di samping itu, impak mengenai perubahan mendadak terhadap persekitaran yang mana boleh mengubah sepenuhnya landskap pada hari kelmarin dan pelan tindakan yang menjadi tidak relevan pada masa hadapan. Akhir sekali, teori ini tidak menitikberatkan tentang isu kemanusiaan. Manusia hanya menetapkan matlamat setiap tahun atau dalam sesuatu jangka masa tetapi tidak melaksanakannya.
Teori Pengurusan Matlamat dapat digunakan di sekolah untuk mencapai keperluan dalam penilaian. Penilaian dalam sesebuah sekolah amat penting untuk mengetahui sama ada organisasi tersebut berjaya untuk merealisasikan matlamat atau tidak. Keperluan dalam penilaian memerlukan pengumpulan data-data dari organisasi sekolah iaitu guru-guru dan data dari golongan yang berkenaan. Di dalam proses untuk mendapatkan maklumat atau data, salah satu jangkaan awal ialah semua perkara yang diperlukan untuk penilaian akan dilihat dapat memudahkan lagi pengurusan matlamat. Pada asasnya, pengurusan yang baik adalah perkara utama dalam penyediaan matlamat dan fokus. Namun pengurusan yang baik ini tidaklah semudah yang dijangkakan. Ini disebabkan oleh sumber rujukan untuk memenuhi keperluan penilaian adalah terhad dan sukar diperolehi. Keputusan harus dibuat untuk mengenalpasti bagaimana pengumpulan data itu dapat dilakukan. Pengumpulan data bagi memenuhi keperluan penilaian dapat dilakukan melalui interaksi dengan empat rujukan utama iaitu pelajar, ibu bapa, kakitangan professional dan jabatan-jabatan yang terlibat dalam pendidikan.
Banyak maklumat tentang diri pelajar boleh diperolehi melalui kad laporan peribadi yang disediakan oleh pihak pentadbiran ekolah. Rekod keputusan peperiksaan, rekod kehadiran ke sekolah, rekod disiplin dan rekod kegiatan ko-kurikulum menjadi data-data asas untuk dijadikan profil pelajar bagi kegunaan rasmi. Penyimpanan maklumat yang sistematik tentang data-data tersebut memudahkan pihak pentadbiran dapat melihat sejauhmana matlamat sekolah tersebut telah dicapai dari segi akademik dan ko-kurikulum khususnya. Dengan adanya pengumpulan maklumat yang diperlukan memudahkan penilaian dijalankan ke atas sekolah tersebut.
Pemantauan komuniti masyarakat dan ibu bapa juga dapat membantu pihak sekolah untuk untuk memberi maklum balas tentang perkembangan sekolah dan mereka ini juga merupakan komuniti penaihat bagi sekolah. Penglibatan komuniti masyarakat dan ibu bapa dalam proses penilaian sekolah dapat membantu penyelenggaraan pengurusan matlamat yang lebih baik. Perbincangan secara berterusan tentang masalah dan isu-iu berbangkit tentang sekolah dapat meninjau pretasi atau kualiti yanag dicapai oleh sesebuah sekolah. Contohnya, kehadiran ibu bapa dalam Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) menjadi jambatan bagi para ibu bapa menyuarakan idea-idea atau sumbangsaran yang berguna untuk meningkatkan kualiti sekolah.
Di samping itu, kakitangan profesional sekolah juga merupakan sumber utama maklumat bagi memenuhi keperluan penilaian matlamat sekolah. Pemantauan mengenai pengajaran dan gerak kerja kurikulum merupakan pemantauan utama yang dibuat tentang pelajar. Pemantauan kakitangan tersebut atau pun proses penyelesaian masalah adalah berguna bagi memenuhi keperluan penilaian. Contohnya, mesyuarat pihak pentadbiran diadakan untuk memberi sumbangsaran tentang topik-topik untuk meningkatkan kualiti sekolah bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Segelintir pihak pentadbiran pusat di peringkat daerah akan terlibat dalam pengumpulan maklumat jika pihak tersebut mengamalkan Teori Pengurusan Matlamat. Ahli jawatankuasa dalam sesebuah sekolah, badan-badan dalam Jabatan Pendidikan, Jabatan Pendidikan, dan agensi-agensi yang berkaitan akan tampil ke hadapan untuk menjadi ahli sokongan rasmi secara berterusan. Selain itu, penilaian khusus tentang sekolah dapat dibuat melalui penyampaian anugerah yang berprestij. Pemilihan ekolah bagi menyertai pencalonan anugerah berprestij dibuat melalui kriteria yang ditetapkan seperti kualiti pencapaian akademik dan ko-kurikulum serta pengurusan sekoah yang sistematik. Contohnya, Anugerah Sekolah Harapan Negara diberikan kepada sekolah yang dapat mencapai prestasi kurikulum dan ko-kurikulum selari dengan garis panduan yang diberikan.
Setelah penilaian yang diperlukan selesai dianalisis barulah matlamat atau pelan sekolah dibentuk semula. Pembentukan semula ini adalah hasil dari penilaian yang telah dijalankan bagi aspek-aspek tertentu yang ingin ditingkatkan lagi. Penilaian yang dibuat ini dapat mengukur sama ada matlamat terdahulu itu mempunyai potensi untuk dicapai atau sebaliknya. Ini disebabkan oleh penetapan matlamat yang kabur dan tidak mempunyai garis panduan yang tertentu. Contohnya, jika penilaian yang dilakukan menunjukkan terdapat kelemahan dalam penggunaan kemudahan teknologi maklumat maka pendekatan yang lain cuba diaplikasikan bagi mengatasi kelemahan tersebut. Sejajar dengan ini, matlamat sekolah dapat dilihat sama ada berjaya atau tidak setelah penilaian yang dijalankan.
PENUTUP
Hasil perbincangan di atas menunjukkan bahawa pengurusan organisasi yang sistematik dapat menentukan kejayaan matlamat ataupun sebaliknya. Matlamat yang jelas dapat memberi panduan kepada organisasi sekolah untuk mengatasi segala kelemahan yang timbul dan berusaha untuk meningkatkan kualiti sekolah yang sedia ada. Namun, penglibatan semua anggota organisasi dalam mencapai matlamat yang disasarkan amat penting untuk memastikan kualiti dalam pengurusan matlamat yang lebih tinggi lagi. Aplikasi Teori Pengurusan Matlamat dalam organisasi sekolah mempunyai kebaikan dan kelemahannya. Maka, organisasi sekolah berhak untuk menggunakan sepenuhnya atau sebaliknya.
Rujukan:
Campbell F. R, Corbally E. J, & Nystrand O. R, (1996). Pengenalan Pentadbiran Pendidikan. Terjemahan Abdul Rahman Md. Ariff, Zaidatol Akmaliah Lope Pihie & Habibah Elias.Universiti Putra Malaysia: Selangor
Ubben C.G, & Hughes W. L,.(1992). The Principal: Creative Leadership for Effective Schools.2nd Ed. Allyn and Bacon: United States of America.
http://en.wikipedia.org/wiki/Management_by_objectives. Dimuat turun pada 30 Julai 2007, 2.30 pm.
Wan Mohd Zahid Mohd Nordin, (1992) Nurin Enterprise: Kuala Lumpur
Kamus Dewan Edisi Ketiga, (1994) Dewan Bahasa dan Pustaka: Kuala Lumpur
Subscribe to:
Posts (Atom)